MISIÓN DEL PUESTO
La Universidad Villanueva se encuentra en búsqueda de un rol de Secretaria de Dirección para gabinete de Rectorado, que se encargará de facilitar y optimizar la labor directiva del Rectorado, la Dirección General y los Vicerrectorados, garantizando una gestión administrativa impecable, una agenda fluida y una comunicación institucional de máxima calidad.
ORGANIZACIÓN
Reportará a la Rectora de la Universidad, y tendrá relación directa con Vicerrectores y otros cargos de la Universidad.
TAREAS PRINCIPALES
- Coordinar y priorizar las agendas de Rectorado, Dirección General y Vicerrectores, resolviendo cualquier conflicto de programación con criterio y diplomacia.
- Gestión logística de reuniones y coordinación con el departamento de eventos para actos institucionales en los que participe la alta dirección.
- Organización logística de viajes nacionales e internacionales.
- Actuar como primer punto de contacto y filtro de llamadas y de visitas, ofreciendo siempre un trato exquisito y personalizado, siempre acorde a la cultura organizativa de la Universidad.
- Atender y recibir a visitas institucionales (autoridades académicas, políticas, eclesiásticas, empresarios), gestionando el protocolo adecuado en cada caso.
- Elaborar actas de reuniones, informes y presentaciones ejecutivas (PowerPoint, Excel).
- Gestionar el archivo físico y digital de documentación sensible y confidencial del Rectorado (convenios, expedientes estratégicos, documentación legal).
- Tramitar firmas de convenios, títulos y documentos oficiales, asegurando el cumplimiento de los plazos y procedimientos.
- Colaborar en la organización de Actos Académicos Solemnes (Apertura de Curso, Graduaciones, Honoris Causa), gestionando invitaciones y protocolo de autoridades en coordinación con el departamento de Eventos/Marketing.
- Servir de enlace fluido entre el Rectorado y las diferentes áreas de servicio de la Universidad, facilitando la transmisión de instrucciones y el seguimiento de tareas.
REQUISITOS:
- Estudios: Grado o Licenciatura afín al puesto a desempeñar.
- Muy valorable formación específica en Secretariado de Alta Dirección o similares.
- Experiencia: Mínimo 5 a 8 años en el desempeño en roles de asistencia a Alta Dirección.
- Muy valorable experiencia previa en el sector universitario, funciones o instituciones educativas de prestigio.
- Conocimiento en Microsoft Excel 365.
- Idiomas: Inglés (mínimo, B2).
- Capacidad de redacción formal e impecable.
- Conocimientos básicos de manejo de equipos informáticos y audiovisuales propios de salas de reuniones.
COMPETENCIAS CLAVE:
- Trato exquisito.
- Puntualidad.
- Discreción y Confidencialidad.
- Identificación con el ideario.
- Inteligencia emocional y diplomacia.
- Organización y priorización de tareas.
- Flexibilidad y adaptabilidad para gestionar múltiples proyectos simultáneamente.
- Gestión de imprevistos y resolución de problemas.
- Atención al detalle y compromiso con la calidad.
¿QUÉ OFRECEMOS?
- Contratación indefinida a tiempo completo.
- Oportunidad de contribuir a una institución que apuesta por la innovación en la educación.
- Lugar de trabajo: Zona de Mirasierra.
- Servicio de comida en régimen interno de la universidad.
- Más de 22 días hábiles de vacaciones.
- Posibilidad de aparcamiento en nuestras instalaciones de Mirasierra de manera gratuita.