Buscamos incorporar una secretaria ejecutiva para una multinacional referente del sector de alimentación y bebidas ubicada en Madrid, que será responsable de garantizar el óptimo funcionamiento de la agenda ejecutiva, la coordinación de reuniones estratégicas, la gestión de comunicaciones internas y externas, y el soporte transversal a las áreas directivas de la compañía.
Sus funciones serán las siguientes:
•Gestionar y coordinar la agenda del director, programando reuniones, visitas, viajes y eventos tanto internos como externos.
•Organizar viajes nacionales e internacionales, incluyendo reservas de transporte, alojamiento, dietas y documentación asociada.
•Preparar informes, presentaciones, actas de reuniones y documentación ejecutiva, garantizando calidad, coherencia y confidencialidad.
•Atender y canalizar llamadas, correos electrónicos y comunicaciones, actuando como filtro eficiente entre dirección y resto de la organización o agentes externos (clientes, proveedores, organismos, etc.).
•Garantizar el control documental y la trazabilidad de la información sensible.
•Llevar el control de gastos de dirección, elaborar reportes mensuales y gestionar facturas, anticipos y reembolsos.
•Mantener actualizada la base de datos de contactos estratégicos, incluyendo distribuidores, socios comerciales, organismos del sector.
•Velar por la confidencialidad de la información directiva y garantizar un entorno de trabajo discreto, profesional y orientado a resultados.
Formación:
•Formación en Secretariado de Dirección, Asistencia Ejecutiva, Administración o similar.
•Experiencia mínima de 5 años en posiciones similares, idealmente en entornos internacionales y en empresas del sector alimentación y bebidas, distribución o gran consumo.
•Idiomas: inglés: Nativo o C1-C2