Desde Adecco trabajamos con una firma jurídica de reconocido prestigio, que selecciona una Recepcionista / Secretario/a de Dirección para incorporarse a su equipo en Madrid. Se busca una persona profesional, con sobresaliente trato al cliente, dominio del inglés y altas competencias organizativas.
Funciones principales
Atención y recepción:
-Acogida presencial y telefónica de clientes nacionales e internacionales.
-Organización de salas de reuniones y gestión del calendario de visitas.
-Distribución de correo y control del contestador.
Soporte administrativo/a y secretarial:
-Apoyo directo a socios y abogados/as: preparación de presupuestos, hojas de encargo, presentaciones y documentación.
-Edición, envío y seguimiento de propuestas a clientes mediante Docxpresso.
-Organización de viajes y logística.
-Envío y registro de mensajería, burofaxes y documentación legal.
-Solicitud y control de notas registrales (mercantil, propiedad, etc.).
-Digitalización e impresión de documentos, además de la preparación de nuevos puestos de trabajo (accesos, sistemas, etc.).
Gestión interna y control:
-Mantenimiento de suministros (material de oficina, cocina, etc.) y caja chica.
-Contacto con proveedores/as y gestión de asistencia técnico/a y mantenimiento.
-Archivo físico/a y digital de expedientes.
-Control del correo electrónico general y de la agenda procesal.
-Seguimiento de convenios con universidades y proveedores/as externos.
-Control de gastos, PayPal y facturación de hitos y proveedores/as (Registro Mercantil, mensajería, etc.).
Gestión de nuevos clientes:
-Recopilación de documentación para el cumplimiento de normativa de blanqueo de capitales.
-Mantenimiento de bases de datos (Excel, Mailchimp) y actualización de listados de clientes.-Nivel de inglés C1.
-Dominio profesional del paquete Office (Excel y PowerPoint nivel medio-alto imprescindible).
-Fuertes habilidades de organización, comunicación y atención al detalle.
-Experiencia previa en despachos de abogados/as deseable, aunque no excluyente.
-Persona resolutiva, con iniciativa y alto sentido de la responsabilidad.