Coordinador/a de administración y operaciones internas

Sobre Agencia Nous

En Agencia Nous buscamos incorporar una persona organizada, resolutiva y con alta atención al detalle para dar soporte en la gestión administrativa, contable, de personas y de operaciones internas de la agencia.

Se trata de un puesto transversal, pensado para ayudar a que la empresa funcione mejor por dentro: documentación, facturación, cobros, pagos, coordinación con gestoría, vacaciones, registro horario, selección y apoyo directo a dirección.

Buscamos una persona de confianza, discreta y autónoma, capaz de mantener el orden en el día a día y dar soporte a diferentes áreas internas de la agencia.

• Incorporación: Septiembre 2026.

Funciones y responsabilidades

1. Administración

• Gestión y archivo de documentación administrativa, tanto física como digital.
• Organización y mantenimiento de documentación interna de la agencia.
• Relación administrativa con proveedores: contratos, altas y bajas de servicios, presupuestos, documentación y seguimiento de incidencias.
• Gestión y mantenimiento del portal del empleado, actualmente Zoho People.
• Supervisión y control del registro horario: fichajes, incidencias, ausencias, vacaciones, bajas y otros registros internos.
• Resolución de incidencias relacionadas con el uso del portal del empleado.
• Apoyo en la organización y actualización de documentación administrativa interna.
• Coordinación con dirección, gestoría y finanzas para resolver dudas administrativas o contables.
• Seguimiento de vencimientos, documentación pendiente y tareas administrativas recurrentes.

2. Contabilidad básica y coordinación con gestoría

• Emisión y seguimiento mensual de facturas a clientes.
• Envío de facturas y documentación económica cuando corresponda.
• Control y seguimiento de cobros de clientes.
• Control y seguimiento de pagos a proveedores.
• Registro de facturas de ingresos y gastos.
• Preparación y organización de documentación contable para la gestoría externa.
• Coordinación con gestoría y finanzas para la resolución de dudas contables.
• Preparación y envío de la documentación necesaria para la presentación de impuestos, en coordinación con la gestoría externa.
• Apoyo en cierres mensuales y anuales.
• Revisión de documentación económica para asegurar que esté completa, ordenada y correctamente archivada.
• Seguimiento de incidencias relacionadas con facturas, cobros, pagos o documentación contable.

3. Recursos Humanos y selección

• Publicación de ofertas de empleo en LinkedIn, InfoJobs u otras plataformas.
• Criba curricular y preselección inicial de candidatos.
• Coordinación y gestión de entrevistas.
• Comunicación con candidatos durante el proceso de selección.
• Apoyo a dirección en la organización y seguimiento de procesos de selección.
• Coordinación de vacaciones del equipo.
• Gestión documental de personal: contratos, documentación de empleados para altas, bajas, modificaciones u otros trámites.
• Coordinación con la gestoría laboral.
• Seguimiento de documentación pendiente relacionada con empleados.
• Apoyo en la organización de incorporaciones y procesos internos vinculados al equipo.

4. Asistencia a dirección

• Apoyo directo a dirección en tareas administrativas y organizativas del día a día.
• Actuar como nexo entre dirección y el resto del equipo en cuestiones organizativas, administrativas o internas.
• Seguimiento de tareas internas, plazos clave y documentación pendiente.
• Apoyo en la preparación y organización de información necesaria para reuniones internas.
• Coordinación de cuestiones operativas que ayuden a dirección a mantener orden y visibilidad sobre la gestión interna de la agencia.

Requisitos

• Mínimo 2 años de experiencia previa en administración, soporte contable, office management, asistencia de dirección o puestos similares.
• Conocimientos básicos de facturación, cobros, pagos y documentación contable.
• Experiencia en gestión documental y archivo administrativo.
• Capacidad para coordinarse con gestorías, proveedores, dirección y equipo interno.
• Buen manejo de herramientas digitales (Excel, Google Sheets o herramientas similares).
• Capacidad para trabajar con información confidencial.
• Buena comunicación escrita y verbal.
• Organización, atención al detalle y capacidad de seguimiento.
• Autonomía para gestionar tareas recurrentes y detectar incidencias.

Valorable

• Experiencia previa en agencias, consultoras, pymes o empresas de servicios.
• Experiencia trabajando con gestorías externas.
• Conocimiento de herramientas como Zoho Books, Zoho People, Google Workspace, Holded, Sage, A3, Factorial o similares.
• Experiencia básica en procesos de selección.
• Conocimientos básicos sobre registro horario, vacaciones, ausencias y documentación laboral.
• Experiencia dando soporte directo a dirección o gerencia.

Qué ofrecemos

• Incorporación a una agencia de marketing digital en crecimiento.
• Un puesto transversal con contacto directo con dirección.
• Participación en la mejora de procesos internos.
• Entorno dinámico, joven y orientado a la organización y mejora continua.
• Visión global del funcionamiento interno de una agencia.
• Posibilidad de crecer junto con la estructura interna de la empresa.
• Rango salarial dependiendo de experiencia: 2
• Un día de teletrabajo a la semana tras el periodo de adaptación.
• 30 días naturales de vacaciones y día de cumpleaños libre.

Si crees que encajas con el perfil y quieres crecer con nosotros, aplica a esta oferta y déjanos tu CV actualizado. xqysrnh ¡Estamos deseando conocerte!