Descripción
Empresa del sector vitivinícola, ubicada en el Penedès, busca incorporar un/a Back Office Manager & Executive Assistant para desempeñar un rol clave de coordinación administrativa, asistencia a Dirección y soporte a los distintos departamentos de la compañía, con especial foco en Exportación.
La posición combina funciones de front office, back office, gestión de agendas, organización de viajes y eventos, así como atención a clientes y colaboradores nacionales e internacionales. Buscamos un perfil altamente organizado, resolutivo, con gran capacidad de planificación y un elevado nivel de idiomas, acostumbrado a trabajar en entornos profesionales e internacionales.
Funciones
Front Office y Atención al Cliente
Atención telefónica y presencial a clientes, proveedores, visitas y colaboradores.
Gestión del correo electrónico general y correspondencia.
Canalización eficiente de solicitudes y comunicaciones internas y externas.
Back Office y coordinación administrativa
Coordinación y seguimiento de tareas administrativas transversales.
Apoyo administrativo a los distintos departamentos de la empresa.
Interlocución con proveedores y colaboradores externos.
Asistencia a Dirección
Gestión y coordinación de agendas compartidas de Dirección y otros responsables.
Organización de reuniones presenciales y virtuales.
Soporte directo a Dirección en tareas administrativas y de coordinación.
Manejo de información confidencial con total discreción.
Organización de viajes y eventos
Planificación, organización y contratación de viajes nacionales e internacionales.
Coordinación logística de desplazamientos de Dirección y equipos.
Organización y apoyo en la asistencia a ferias, eventos y reuniones, tanto a nivel nacional como internacional.
Gestión de presupuestos, proveedores y documentación asociada a viajes y eventos.
Soporte al departamento de Exportación
Apoyo administrativo y operativo al área de Exportación.
Gestión de comunicaciones con clientes, importadores y colaboradores internacionales.
Soporte en la preparación y seguimiento de documentación relacionada con la actividad comercial exterior.
Colaboración en tareas propias de asistencia comercial como seguimiento de clientes, apoyo a la red comercial y preparación de información de soporte a ventas.
Requisitos
Formación y experiencia
Formación en Administración, Secretariado, Asistencia a la Dirección o similar.
Experiencia mínima de 2 años en posiciones similares (back office, asistencia a dirección, office management).
Se valorará especialmente experiencia previa como assistant comercial, back office comercial o soporte a equipos de ventas.
Experiencia demostrable en:
Gestión de agendas compartidas
Organización y contratación de viajes
Coordinación logística de eventos profesionales.
Idiomas
Inglés: nivel alto / bilingüe (imprescindible).
Catalán: nivel alto / nativo.
Se valorarán otros idiomas.
Herramientas y competencias técnicas
·Dominio de Microsoft 365 o equivalente
·Valorable experiencia en herramientas de reporting, elaboración de informes, etc
Otros requisitos
Residencia en la zona del Penedès o alrededores (imprescindible).
Disponibilidad para adaptarse puntualmente a necesidades derivadas de viajes o eventos.
Valorable experiencia previa en el sector vitivinícola o agroalimentario.
Competencias fundamental
Excelente capacidad de organización y planificación.
Alta orientación al detalle y a la calidad.
Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades.
Proactividad, autonomía y actitud resolutiva.
Discreción y confidencialidad.
Habilidades comunicativas y de relación interpersonal.
Dominio de herramientas ofimáticas y entornos digitales de trabajo.
Se ofrece
Contrato indefinido.
Jornada partida.
Incorporación a una empresa consolidada del sector vitivinícola.
Entorno profesional, estable e internacional.
Posición de responsabilidad y confianza, con contacto directo con Dirección.
Condiciones acordes a la experiencia y valía del candidato/a.