Descripción del puesto
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En DIAVERUM SERVICIOS RENALES, multinacional en la prestación de servicios de diálisis con 47 centros en España y más de 1.200 empleados, buscamos incorporar un/a Office Manager para nuestras oficinas centrales de Madrid.
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Funciones
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* Gestión de facturación y soporte administrativo: Gestión de la facturación a finales de mes, incluyendo la introducción de facturas en el sistema de gestión, para las siguientes áreas: Mensajería local y nacional, Seguro médico, Agencia de viajes y conciliación tarjeta Dinners, Telefonía móvil (envío de facturas a las diferentes clínicas).
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* Gestión de viajes corporativos: Coordinar la organización de viajes nacionales e internacionales (vuelos, trenes, hoteles, coches de alquiler) utilizando las herramientas de Viajes El Corte Inglés y BCD Travel.
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* Seguro médico y tramitación de bajas: Gestionar las bajas mensuales en el seguro médico de empleados y tramitar las correspondientes facturas.
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* Gestión de mensajería: Supervisar y gestionar la mensajería local (a través de correo electrónico y teléfono) y la mensajería nacional a clínicas mediante herramienta específica.
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* Tramitación de líneas móviles: Realizar el seguimiento del gasto de las líneas móviles de la empresa y solicitar nuevos terminales móviles, gestionar altas y bajas de líneas y realizar actualizaciones en los usuarios de terminales.
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* Gestión de material de oficina y suministros: Solicitar y gestionar el material de oficina, papelería, alimentación y artículos para la cocina, asegurando que siempre haya disponibilidad suficiente.
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* Soporte administrativo a la oficina de Madrid: Reparto de correspondencia interna, envío de cartas de pago a bancos, coordinación de envíos con mensajeros, envíos de burofax y otros documentos importantes.
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* Gestión de incidencias y mantenimiento de las instalaciones: Mantener contacto con la propietaria del edificio para la gestión de incidencias, desperfectos o solicitudes de reparaciones y arreglos.
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* Atención al cliente y gestión de la recepción: Recibir y atender las visitas de manera profesional y cordial y atender las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a los departamentos correspondientes.
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Requisitos del candidato
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* Formación en administración, secretariado o similar.
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* Experiencia previa como Office Manager.
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* Buen nivel de inglés (escrito y hablado).
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* Experiencia tratando con equipos directivos.
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* Conocimiento de herramientas de facturación y gestión de viajes y mensajería.
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* Manejo del paquete Microsoft Office.
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* Capacidad de comunicación tanto con clientes internos como externos.
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* Capacidad de gestión de varias tareas simultáneamente, con atención al detalle y eficiencia.
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* Capacidad para tomar la iniciativa y resolver incidencias de forma autónoma.
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Ofrecemos
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* Contrato indefinido.
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* Jornada parcial (5-6 horas/día).
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* Horario de mañana.
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* Seguro médico privado.
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