Misión: Buscamos un/a Asistente de Salas de Reuniones para incorporarse al equipo de Recepción en nuestras oficinas de Madrid. Este puesto a tiempo parcial (lunes a viernes) tiene como objetivo garantizar que todas las salas estén preparadas, limpias y equipadas para ofrecer una experiencia excelente (5*) a empleados, visitas y clientes. Requiere coordinación con los equipos de Recepción y Sistemas, gestión de preparación de salas y soporte en catering y logística en unas oficinas de primer nivel en el centro de Madrid y en un contexto multinacional dinámico.
Funciones del Puesto: 1.
Atención al Cliente: Recibir, dar la bienvenida y registrar a los visitantes, clientes y proveedores; dirigirlos a la persona o departamento correspondiente, así como de servir agua, café o alguna infusión.
2.
Correspondencia: Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia y paquetes. Envíos de material corporativo, así como merchandising a todas las delegaciones, además de envíos puntuales solicitados por los diferentes departamentos.
3.
Apoyo Administrativo: Asistir en tareas administrativas como la gestión de agendas, la organización de reuniones, la preparación de documentos incluyendo escaneos, impresiones, fotocopias y gestión de archivo
4.
Mantenimiento de la oficina: Asegurar que el área de recepción y la oficina esté ordenada y presentable en todo momento. Reportar desperfectos o incidencias que necesiten un mantenimiento por parte de algún técnico e informar al personal cualificado o derivar al departamento correspondiente para que pueda ser solventada la incidencia, realizar el seguimiento para su rápida solución.
5.
Apoyo al departamento de Eventos: en todos los eventos que se realizan en la oficina y fuera de ella.
6.
Gestión de stock: inventariado de material y suministros (limpieza, oficina y víveres/bebidas) y asegurar su reposición.
7.
Salas: Gestionar las necesidades de las reuniones, organizar las salas, incluido la preparación de desayunos o almuerzos y su posterior recogida y limpieza. Preparar y mantener las salas de reuniones en óptimas condiciones, asegurando limpieza, disposición adecuada y materiales necesarios. Coordinar con el departamento de Sistemas la configuración técnica y audiovisual, garantizando un funcionamiento óptimo.
Organizar agua, café, té y servicios de catering cuando sea necesario, siguiendo los protocolos internos. Supervisar las salas durante la jornada, resolviendo incidencias y escalando necesidades de mantenimiento. Colaborar con Recepción y Sistemas en cambios de última hora o solicitudes especiales.
Requisitos: Buscamos una persona con espíritu joven y dinámico, con elevada capacidad de comunicación, buena presencia, afán de superación y orientación al trabajo en equipo. La candidata o el candidato deberá disponer de cualidades como:
- Puntualidad, Cortesía, Amabilidad, Eficacia, Gran atención al detalle y compromiso con la calidad.
- Actitud proactiva y orientada a la resolución de problemas.
- Excelentes habilidades de servicio al cliente.
- Capacidad para trabajar de forma autónoma y priorizar tareas.
- Flexibilidad y adaptación en entornos dinámicos.
- Trabajo en equipo Valorable • Experiencia previa en servicios corporativos similares, hospitalidad u hostelería.
- Buenas habilidades de comunicación interpersonal.
- Conocimiento básico de sistemas de reservas de salas.
- Familiaridad con equipos tecnológicos (pantallas, videoconferencia).
- inglés nivel medio.
- Capaz de expresarse en otros idiomas. ¿Qué ofrecemos?
- Jornada a tiempo parcial.
- Contrato laboral indefinido
- Retribución fija, a acordar en función de experiencia y formación del candidato
- Formación inicial y continua a cargo de la empresa, con apoyo al desarrollo profesional.
- Herramientas necesarias para el desempeño