Gestión y coordinación de la agenda a nivel nacional e internacional es crucial para el éxito del equipo.
Objetivos clave:
• Organización y coordinación de reuniones nacionales e internacionales, tanto online como presenciales: coordinación de todos los materiales necesarios, coordinación de las agendas de los asistentes y asegurar una ejecución excelente.
• Organización de viajes (todas las tareas administrativas que conlleva según la casuística de cada uno).
• Filtro de llamadas
• Liquidación de Visas, Gastos, etc.
Tareas departamentales:
• Coordinación con General Services (impresión de posters para oficinas, decoración salas, velar por tener un orden y limpieza en el dpt).
• Cambio Layout
• Todas las tareas administrativas derivadas del puesto de trabajo (pueden variar según las necesidades del negocio).
Cualidades necesarias:
• Para un buen desempeño del puesto de trabajo debe ser una persona organizada, proactiva, con iniciativa y con buenas habilidades comunicativas, que sepa priorizar para facilitar el trabajo diario del SVP.
• Debe saber establecer buenas relaciones con todos sus colaboradores directos y superiores, así como con las assistants de otros países para ayudarle a conseguir sus objetivos.
Responsabilidades adicionales:
• Realización de los pedidos de bienes y servicios SAP.
• Resolución de incidencias de facturas (VIM SAP), pagos a proveedores, pagos anticipados, etc.
• Coordinación diaria con el Financial Controller para garantizar que los procesos de la compañía se cumplen y se ejecutan correctamente (MDG, TOA, Política Viajes, …) así como seguimiento del Budget por marcas / PO's.
• MDG Process: Realizar todo el proceso de altas, extensión y modificación de proveedores, desde su inicio a fin, realizando el seguimiento exhaustivo para no incurrir en retrasos.
• TOA Process: Grabar en el sistema todos los TOA's del dpto., asegurando así que se adjunta la documentación necesaria y el control de todos los TOA's solicitados, así como realizar el seguimiento e ir contactando con los approvers en caso de que se esté dilatando la aprobación.
• Vacaciones del Dpt.: Elaboración, seguimiento y control del calendario anual de todas las personas del dpt. (+ / - 30 pax) para garantizar que el dpt. siempre está cubierto en cualquier época del año.
• Soporte en la organización de reuniones con otros equipos o proveedores (materiales, audiovisuales, salas, catering…).
• Todas las tareas administrativas del día a día como, por ejemplo:
• Coordinación con la fábrica del PLA en temas de Import / Export.
• Solicitud de muestras / envío de muestras.
• Solicitud de Material Oficina.
• Gestión de nuevas incorporaciones dpt.: User Request / Plan de inducción protocolos, etc.
• Mensajería.
• Soporte con los procedimientos (formación de los nuevos procedimientos al equipo).
• Soporte en la organización de viajes.
• Soporte y ayuda en el día a día.
• Soporte al VP Educación.
• Organización de viajes.
• Liquidación de Visas y Gastos de Viajes.
Cualidades necesarias:
• Es una posición donde una de las principales cualidades es poder realizar varias tareas simultáneamente.
• Ser eficiente para impulsar el crecimiento del dpt: controlar todos los procesos y tener a tiempo las tareas demandadas por el equipo para que puedan centrarse en lo que aporta valor añadido a la marca.
• Establecer fuertes lazos con cada uno de mis compañeros para lograr un buen ambiente de trabajo e inspirarles confianza.
• Intermediario entre nuestro departamento y los demás dpt. de la compañía: IT / Compras / Finanzas / RRHH - estableciendo buenas relaciones con ellos para ayudar a mi equipo a desbloquear temas rápidamente y que puedan centrarse en el negocio (incidencias liquidaciones, IT, recepciones mercancías en el PLA, etc.).
• En definitiva, persona resolutiva, rápida en la acción y de gran confianza para el equipo.