Descripción
Garantizar la excelencia operativa de la oficina mediante una gestión proactiva de proveedores y un soporte estratégico a la dirección, actuando como el nexo principal que asegure un flujo de trabajo eficiente y una imagen corporativa impecable.
Responsabilidades
Gestión de Oficina y Edificio (Office Management)
Supervisión del Facility Management: Coordinar el mantenimiento, limpieza, suministros y seguridad del edificio.
Relación con Proveedores: Negociación y seguimiento de contratos (catering, mensajería, papelería, servicios técnicos).
Ambiente de Trabajo: Asegurar que la oficina sea un espacio funcional, ordenado y que refleje la cultura de Gigas.
Gestión de Agendas: Coordinación de reuniones complejas, comités de dirección y gestión de prioridades de los ejecutivos.
Logística de Viajes: Organización integral de desplazamientos nacionales e internacionales (vuelos, hoteles, visados, itinerarios).
Preparación de Materiales: Apoyo en la elaboración de presentaciones, actas de reuniones y gestión de documentación confidencial.
Coordinación y Eventos
Onboarding: Coordinación logística para la incorporación de nuevos empleados (puestos de trabajo, accesos, etc.).
Eventos Corporativos: Organización de reuniones de equipo, eventos internos y visitas institucionales.
Requisitos mínimos
Ciclo Formativo de Grado Medio / Superior en Asistencia a la Dirección o Administración y Finanzas o Gestión Administrativa.
Mínimo 3-5 años en roles similares (Office Manager o Executive Assistant) en entornos dinámicos o tecnológicos.
Dominio experto de herramientas de productividad (Ofimática, herramientas colaborativas, herramientas de gestión de gastos).
Dominio del inglés.
Competencias
Sensibilidad para prestar excelente servicio al cliente externo.
Atención a los detalles para garantizar minimizar errores.
Capacidad de planificación de proyectos y tareas y mucha organización.
Sentido de urgencia.
Capacidad para anticipar problemas antes de que ocurran.
Manejo impecable de información sensible.
Trabajo en equipo.
Habilidad para expresarse y comunicar efectivamente de forma oral y escrita.
Retribución compuesta por fijo y variable.
Horario de oficina con flexibilidad en la entrada y salida.
Modalidad de trabajo híbrida. (2 días en remoto y 3 en oficina)
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