El Ejecutivo/a de Grupos & Eventos es el responsable de coordinar y gestionar todos los aspectos relacionados con la organización de grupos y eventos en el hotel. Sus tareas combinan habilidades comerciales, administrativas, operativas y de atención al cliente. Trabaja en estrecha colaboración con los diferentes departamentos del hotel para garantizar el éxito de cada uno de los grupos & eventos, dependiendo directamente del director/a de grupos & eventos.
Tareas principales del puesto:
- Gestión de las reservas de grupos:
- Dar respuesta a las solicitudes de eventos y grupos antes de transcurrir 24 h laborables, utilizando
las plantillas corporativas.
- Revisar disponibilidad del hotel y ofrecer en cada una de las ocasiones la mejor propuesta posible
al cliente.
- Seguimiento, de la propuesta enviada al cliente, a las 24 h, 48 h, … para conseguir la mayor ratio de conversión posible.
- Negociación de las tarifas y condiciones de contratación con el cliente.
- Confirmar y bloquear espacio en el sistema operativo.
- Planificación y coordinación:
- Elaborar contratos y proformas para cada uno de los grupos.
- Actualizar en todo momento las proformas
- Elaboración de órdenes de servicio detalladas.
- Distribuir la información plasmada en las órdenes de servicio a todos los departamentos del hotel.
- Elaborar planning mensual con el detalle de todos los grupos & eventos confirmados. Actualizarlo
semanalmente y distribuirlo, junto con las órdenes de servicio, a todos los departamentos del hotel.
- Revisar los montajes de las salas, asignación de habitaciones, … liderar una reunión semanal con los jefes de cada uno de los departamentos del hotel donde se revisarán los detalles de cada uno de los grupos.
- Relación con el cliente:
- Ser el punto principal de contacto con el cliente: antes, durante, y después.
- Realizar visitas de inspección.
- Supervisar la ejecución del evento y resolver imprevistos.
- Post-evento:
- Verificar la correcta facturación y cierre del evento.
- Recopilar el feedack del cliente.
- Actualizar la base de datos (número de eventos, ingresos generados, …)
Habilidades:
- Organización.
- Atención al cliente.
- Excelentes habilidades de comunicación y negociación.
- Capacidad para trabajar bajo previsión y resolver imprevistos.
- Conocimiento de los softwares de gestión hotelera (ACI, Opera, o similar)
Técnico:
- Grado en hostelería o turismo, o similar.
- Control sobre las aplicaciones de Microsoft Office.
- Comprensión comercial y habilidades de venta.
- Orientación hacia el cliente y el logro de objetivos financieros.
- Competencia en múltiples idiomas, con énfasis en español e inglés, y otros idiomas
recomendables.
Personal:
- Presentación impecable y alta atención al cuidado
- Capacidad de negociación.
- Resiliencia frente a contratiempos.
- Vibrante, inspirador y práctico.
Experiencia en el puesto:
- Experiencia mínima de 1-2 años como ejecutivo de grupos y eventos
- Orientación al servicio, don de gentes
- Orientación al cliente, buscar la excelencia en el servicio
- Excelente comunicación verbal y escrita Ingles /español / catalán. Se valorarán otros idiomas