Descripción del puesto
Reportando a la Dirección de HR, el/la Office Assistant – Management Support será responsable de brindar apoyo integral a Dirección, asegurando una gestión eficiente de los siguientes puntos:
Coordinación ejecutiva
- Coordinar citas y reuniones con bancos, notarios, clientes y otros interlocutores relevantes. - Anticipar necesidades de Dirección y preparar la documentación requerida para cada reunión o visita.
Organización y gestión de viajes
- Planificar viajes nacionales e internacionales (vuelos, hoteles, traslados, dietas, logística completa). - Elaborar itinerarios detallados y gestionar posibles cambios o incidencias durante los desplazamientos.
Búsqueda y coordinación de nuevas oficinas
- Coordinar visitas, analizar opciones y gestionar la relación con agentes inmobiliarios. - Apoyar en la planificación y logística de apertura, mudanza o adecuación de nuevos espacios.
Organización de comités de dirección y reuniones
- Coordinar la agenda, convocatorias, materiales, etc. para Comités de Dirección. - Organizar reuniones internas y externas, incluyendo logística, reservas y soporte administrativo. - Soporte administrativo general.
Supervisión del estado de la oficina
- Controlar el correcto funcionamiento del espacio de trabajo (suministros, pedidos, mantenimiento). - Filtrar llamadas telefónicas y facilitar la comunicación interdepartamental cuando sea necesario. - Velar por un ambiente de oficina ordenado, eficiente y alineado con los estándares de la empresa.
¿Qué necesitas para triunfar?
- Experiencia previa como Executive Assistant, Office Manager o roles similares. - Excelente capacidad de organización, priorización y atención al detalle. - Habilidades de comunicación profesional y trato con interlocutores de alto nivel. - Dominio de herramientas digitales (Microsoft Office, Google Workspace, etc.). - Flexibilidad, discreción y capacidad para trabajar con información confidencial. - Idiomas: inglés fluido (mínimo C1)
¿Qué ofrecemos como tu futura empresa?
- Contrato indefinido - Jornada completa con flexibilidad de entrada y de salida: L – J de 8:30-9:30 a 18:00-19:00 con 1h para comer. Los viernes, jornada intensiva de 8:00-8:30 a 15:00-15:30 - Jornada intensiva el mes de agosto - Beneficios sociales de seguro médico y retribución flexible en concepto dietas - Frutas, café, e infusiones gratis ilimitadas en las oficina - Podrás disfrutar del día de tu cumpleaños libre