Desde Temps, nuestra Área de Executive estamos buscando para una compañía Fintech a un/a Office Assistant para incorporarse en sus oficinas con ubicación en Barcelona centro.
La persona reportará directamente a la HR Manager proporcionando soporte operativo tanto en funciones administrativas de Recursos Humanos como en tareas de Office Assistant. Su rol principal es ser responsable de asegurar el correcto funcionamiento diario de la oficina y de apoyar los procesos administrativos de HR, la gestión documental y la organización de eventos internos. Esta posición es clave para garantizar una buena employee experience a través de una ejecución fiable, organizada y orientada al servicio.
Funciones como Office Assistant:
- Asegurar la organización y el correcto funcionamiento diario de la oficina, incluyendo suministros, nevera, café y material general. - Gestionar accesos, alarmas y coordinación relacionada con la seguridad de la oficina. - Coordinar el mantenimiento de la oficina y la relación con proveedores externos. - Controlar, gestionar y mantener el inventario de material de oficina y equipos IT (portátiles, pantallas, periféricos), en coordinación con el soporte IT externo. - Gestionar la relación con proveedores relacionados con la oficina (material, catering, mantenimiento, IT). - Supervisar los inventarios de oficina, incluyendo equipos y merchandising corporativo. - Actuar como punto de contacto principal para las necesidades operativas de la oficina.
Funciones dentro de Recursos Humanos:
- Gestionar y mantener la documentación administrativa de los empleados en el HRIS. - Asegurar que la documentación obligatoria de los empleados esté correctamente recopilada, firmada y actualizada (contratos, políticas, consentimientos). - Gestionar y realizar el seguimiento de ausencias (vacaciones, permisos, bajas) en el sistema de HR. - Proporcionar soporte administrativo en los procesos de onboarding y offboarding, incluyendo documentación y coordinación con equipos internos. - Apoyar la gestión administrativa de los beneficios para empleados. - Colaborar en la organización y coordinación de eventos internos relacionados con HR (afterworks, cenas de empresa, iniciativas de engagement). - Dar soporte ocasional en procesos de selección, principalmente para perfiles de agentes (tareas administrativas y de coordinación). - Garantizar la calidad, consistencia y actualización de los datos en los sistemas de HR.
Otras responsabilidades:
- Colaborar estrechamente con los equipos de HR, Finanzas, IT y proveedores externos para asegurar el buen funcionamiento del día a día. - Apoyar la mejora continua de los procesos administrativos de HR y de gestión de oficina. - Realizar otras tareas operativas o administrativas alineadas con el alcance del puesto.
Requisitos:
- Estudios de Formación Profesional relacionadas con administración. - Experiencia de al menos 3 años en un puesto similar. - Persona responsable, con ganas de incorporarse a un nuevo proyecto. - Manejo de paquete Office. - Valorable nivel de inglés B1-B2
Se ofrece:
- Formar parte de una empresa líder en el sector financiero y en un proceso de crecimiento y expansión. - Contrato fijo. - Jornada completa de lunes a viernes de 9:00 a 17:00 horas. Posibilidad de teletrabajo una vez haya finalizado el período de formación y adaptación al puesto.