MARLEX
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Secretaria Assistant de Departamento Comunicación Interna (Inglés Avanzado)
Misión:
Dar soporte administrativo y técnico a la dirección y a la función de comunicación interna. Realizar, de manera autónoma, tareas administrativas básicas y procesamiento informático de la documentación relativa a su unidad/departamento. Son responsables de proveer de servicios de secretaria y otros servicios administrativas y operativas a la organización. Las actividades incluyen: recoger, registrar, clasificar y archivar información, manejar el correo y agendas, preparación de viajes, organizar reuniones, respuesta a consultas de empleados. También incluye la recepción, llamadas telefónicas/centralita y dar la bienvenida a los visitantes. Se incluyen también servicios de envíos/logística, y apoyo en eventos y tareas de traducción.
Funciones: Agenda Directores.
Cerrar y convocar reuniones en coordinación con los Directivos y las distintas unidades del negocio, priorizando en función de la urgencia e importancia de los temas a tratar. Organización reuniones internas y externas (clientes, proveedores, etc.) Conferencias internacionales. Eventos: invitaciones a las convocatorias de comunicación interna. Confirmaciones y control de asistencia. Reserva de salas y supervisión de necesidades y catering.
Gestión de pedidos y facturas. Manejo de herramienta interna. Contacto con proveedores, coordinación con el área de compras, resolución de incidencias y seguimiento de presupuesto.
Organización viajes Directores y equipo. Realizar las peticiones de vuelos y hoteles a través de la herramienta corporativa AMEX. Asegurar opciones más económicas previa aprobación del viaje Gastos Directores. Gestión a través de SAP Concur. Gestión coches (renovaciones, cambios, taller). Coordinación vacaciones de equipo y días de teletrabajo.
Gestión básica de contenidos. Publicación de contenidos regulares o básicos en la intranet. Formatos y traducción de presentaciones y comunicados. Supervisión del buzón genérico de Comunicación Interna.
Pedido de material de oficina para el departamento (tarjetas de visita, materiales impresos, etc.…) Gestión documental y archivo de materiales del departamento.
Atención a visitas tanto internas como externas: Solicitud procedimiento con área de seguridad. Recepción y despedida. Atenderles mientras dure la visita.
Atención telefónica (Filtrar llamadas dirigidas a los Directivos, pasar notas de las llamadas a los responsables de cada temática dentro del departamento).
Requisitos: Muy valorable Formación especializada en Secretariado de Dirección. Imprescindible
Inglés nivel avanzado (C1-Advanced), se hará prueba de nivel. Excelente manejo del paquete Office. Experiencia en puesto similar mínima 2 años. Deseados conocimientos mínimos de gestión de otras plataformas digitales para gestión de contenidos y conocimiento de la organización y de funciones de comunicación corporativa. Incorporación inmediata.
Persona discreta, autónoma, proactiva.
Se ofrece: - Contrato Sustitución - Retribución Bruta Anual: según valía (22-28k).