Executive assistant - ai startup (hybrid madrid)

Executive Assistant


📍 Híbrido en Madrid (1-2 días presenciales/semana)

💰 22-25k€ brutos/año

📄 Contrato indefinido | Incorporación inmediata


¿Qué es Dreamshot?


El objetivo de Dreamshot es desarrollar la tecnología más avanzada de generación de imágenes y videos de productos físicos con IA. Para ayudar a las marcas a crear contenido visual, eliminando la necesidad de sesiones de fotos físicas. (dreamshot.io)


Actualmente, nuestro producto ayuda principalmente a marcas de moda y automóvil a generar imágenes de producto indistinguibles de fotografías tradicionales. Trabajamos con empresas como KIA, Toyota, Ecoalf y OK Mobility.


Somos una empresa con origen en España y oficina en Madrid. Equipo pequeño (4 personas), creciendo rápido, buscando a alguien que nos ayude a escalar.


Tu Misión


Serás el apoyo directo del CEO. Tu trabajo será quitarle de encima la gestión del día a día: coordinar con la gestoría, buscar subvenciones, encontrar programas de emprendimiento y eventos donde participar.


¿Qué harás?


Gestión administrativa (40%)

• Coordinar con la gestoría: facturas, tickets e impuestos

• Mantener al día la contabilidad y documentación de la empresa

• Gestionar facturas de proveedores y clientes

• Tareas administrativas varias que vayan surgiendo


Buscar y coordinar subvenciones (30%)

• Investigar oportunidades de financiación pública (CDTI, ayudas regionales, programas europeos)

• Ser el punto de contacto con intermediarios de subvenciones

• Gestionar calendario de deadlines y entregas

• Seguimiento de estados y comunicaciones


Programas de emprendimiento y visibilidad (20%)

• Buscar programas de aceleración, incubadoras y concursos de startups

• Identificar premios de innovación y emprendimiento a los que aplicar

• Investigar eventos, ferias y conferencias relevantes para el sector

• Gestionar inscripciones y aplicaciones


Apoyo operativo (10%)

• Redactar y enviar emails según instrucciones

• Apoyo al CEO en tareas administrativas

• Mantener orden en herramientas de trabajo (Google Drive, etc.)


¿Qué buscamos?


Imprescindible:

• Grado, título superior o formación relacionada con administración

• Experiencia en gestión administrativa (mínimo 1-2 años)

• Inglés B2+ certificado (First o superior) necesario para programas europeos

• Dominio de Google Workspace, Slack, ChatGPT y herramientas digitales

• Persona organizada y orientada al detalle (que no se le escape nada)

• Residencia en Madrid o alrededores (para los días presenciales)


+1 si tienes:

• Experiencia previa con gestorías o asesorías

• Conocimiento básico de facturación y contabilidad

• Experiencia en startups o entornos dinámicos


Cómo trabajamos


Somos un equipo pequeño donde cada persona tiene impacto real. Buscamos a alguien:


• Autónomo: no necesitas que te digan qué hacer cada día

• Resolutivo: si algo no funciona, propones soluciones

• Discreto: manejarás información confidencial de la empresa

• Flexible: en una startup las prioridades cambian, y eso está bien


¿Qué ofrecemos?


• 22-25k€ brutos/año

• Híbrido: 1-2 días en oficina (Madrid), resto remoto

• Jornada completa con horario flexible y viernes hasta las 15h

• 22 días laborables de vacaciones

• Días especiales: 24 y 31 de diciembre + cumpleaños libre

• Todo el software que necesites

• Desarrollo profesional: plan de desarrollo adaptado a tu perfil e inquietudes profesionales

• Contrato indefinido

• Incorporación inmediata


¿Cómo será el proceso?


1. Revisión CV

2. Entrevista inicial (30 min) — nos conocemos

3. Prueba práctica (caso real simplificado)

4. Entrevista final (45 min) — profundizamos

5. Decisión en menos de 1 semana


¿Cómo será tu evolución?


En 1 mes te habrás familiarizado con nuestra operativa. Conocerás los clientes principales, entenderás el flujo de trabajo y habrás tomado control de la coordinación con la gestoría. Ya habrás identificado 2-3 subvenciones o programas a los que podemos aplicar.


En 3 meses gestionarás de forma autónoma toda la parte administrativa. Habrás coordinado al menos 2 solicitudes de subvención o programas de emprendimiento.


En 6 meses serás una pieza clave del equipo. Rol consolidado. Si hay interés y capacidad, posibilidad de asumir más responsabilidades operativas.