Reportando a la Dirección de HR, el/la Executive Assistant será responsable de brindar apoyo integral a Dirección, asegurando una gestión eficiente de los siguientes puntos:
Coordinación ejecutiva
Si desea conocer los requisitos para este puesto, siga leyendo para obtener toda la información relevante.
- Coordinar citas y reuniones con bancos, notarios, clientes y otros interlocutores relevantes.
- Anticipar necesidades de Dirección y preparar la documentación requerida para cada reunión o visita.
Organización y gestión de viajes
- Planificar viajes nacionales e internacionales (vuelos, hoteles, traslados, dietas, logística completa).
- Elaborar itinerarios detallados y gestionar posibles cambios o incidencias durante los desplazamientos.
Búsqueda y coordinación de nuevas oficinas
- Coordinar visitas, analizar opciones y gestionar la relación con agentes inmobiliarios.
- Apoyar en la planificación y logística de apertura, mudanza o adecuación de nuevos espacios.
Organización de comités de dirección y reuniones
- Coordinar la agenda, convocatorias, materiales, etc. para Comités de Dirección.
- Organizar reuniones internas y externas, incluyendo logística, reservas y soporte administrativo.
Supervisión del estado de la oficina
- Controlar el correcto funcionamiento del espacio de trabajo (suministros, pedidos, mantenimiento).
- Filtrar llamadas telefónicas y facilitar la comunicación interdepartamental cuando sea necesario.
- Velar por un ambiente de oficina ordenado, eficiente y alineado con los estándares de la empresa.
¿Qué necesitas para triunfar?
- Experiencia previa como Executive Assistant, Office Manager o roles similares.
- Excelente capacidad de organización, priorización y atención al detalle.
- Habilidades de comunicación profesional y trato con interlocutores de alto nivel.
- Dominio de herramientas digitales (Microsoft Office, Google Workspace, etc.).
- Flexibilidad, discreción y capacidad para trabajar con información confidencial.
- Idiomas: inglés fluido (mínimo C1).
Competencias clave
- Proactividad y discreción.
- Gestión eficiente del tiempo.
- Autonomía y toma de decisiones.
- Orientación al servicio y a la resolución de problemas.
- Adaptabilidad y habilidad multitarea.
¿Qué ofrecemos como tu futura empresa?
- Contrato indefinido.
- Jornada completa con flexibilidad de entrada y de salida: L – J de 8:30-9:30 a 18:00-19:00 con 1h para comer. Los viernes, jornada intensiva de 8:00-8:30 a 15:00-15:30.
- Jornada intensiva el mes de agosto.
- Beneficios sociales de seguro médico y retribución versátil en concepto dietas.
- Frutas, café, e infusiones gratis ilimitadas en la oficina.
- Podrás disfrutar del día de tu cumpleaños libre.
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