Document Controller, Madrid, Spain
Apply for the Document Controller role at Mercury.
Mercury is the European leader in construction solutions. We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life‑changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Key Responsibilities
* Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel
* Working in accordance with company procedures & guidelines
* Management of document control software system ensuring that all parties receive adequate training and then use the system.
* Distribution of drawing transmittals and submittals to client
* Receiving and full quality check of all drawings and documents transmitted by the lead consultants.
* Return of quarantined documents to the issuer for full correction and re-issue.
* Maintenance of controlled document registers and associated documentation.
* Assistance with day to day activities, including administration duties, helping develop SOP’s, training, Document creation etc.
* Producing different reports for PM, Client…
* Implementing and checking the naming convention on the project as per the company and project requirements.
* Tracking the pending documents through weekly progress reports.
* Update the master document register (MIDP) on a daily basis.
* Implement, upload and manage the O&M file on the project and transfer all the information to the client platform as per the project requirements.
* All other duties associated with this role.
Essential Criteria
* Strong Administration experience
* Fluent in English language
* PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
* Attention to detail
* Ability to multitask and work under pressure
* Strong interpersonal and Organisational skills
* Pride in the quality and presentation of work
* Excellent communication skills
Desirable Criteria
* Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
* Experience using document management systems: BIM360, ACC, Procore, Asite…
* Proactivity and team player.
Responsabilidades Clave Del Puesto
* Garantizar la distribución oportuna de documentos y dibujos al personal del proyecto.
* Trabajar de acuerdo con los procedimientos y pautas de la empresa.
* Gestión del sistema de software de control de documentos garantizando que todas las partes reciban la capacitación adecuada y luego utilicen el sistema.
* Distribución de transmisiones y presentaciones de dibujos al cliente
* Recepción y control de calidad completo de todos los dibujos y documentos transmitidos por los consultores principales.
* Devolución de los documentos en cuarentena al emisor para su corrección completa y reemisión.
* Mantenimiento de registros de documentos controlados y documentación asociada.
* Asistencia con las actividades diarias, incluidas tareas administrativas, ayuda para desarrollar procedimientos operativos estándar (SOP), capacitación, creación de documentos, etc.
* Elaboración de diferentes informes para PM, Cliente…
* Implementar y verificar la convención de nomenclatura en el proyecto según los requisitos de la empresa y del proyecto.
* Seguimiento de los documentos pendientes mediante informes semanales de progreso.
* Actualizar diariamente el registro maestro de documentos (MIDP).
* Implementar, cargar y administrar el archivo O&M en el proyecto y transferir toda la información a la plataforma del cliente según los requisitos del proyecto.
* Todas las demás funciones asociadas con este rol.
Criterios Esenciales Para El Rol
* Fuerte experiencia en administración
* Fluidez en el idioma inglés
* Conocimientos de PC con competencia en Microsoft Word, Excel, Outlook
* Atención al detalle
* Capacidad para realizar múltiples tareas y trabajar bajo presión.
* Fuertes habilidades interpersonales y organizativas.
* Orgullo por la calidad y presentación del trabajo
* Excelentes habilidades de comunicación
Criterios Deseables
* Experiencia en la industria de construcción o ingeniería es una ventaja, pero no esencial.
* Experiencia en el uso de sistemas de gestión documental: BIM360, ACC, Procore, Asite…
* Proactividad y trabajo en equipo.
Equal Opportunities
Mercury is an equal opportunities employer. Mercury es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.
Seniority Level
* Entry level
Employment Type
* Full-time
Job Function
* Administrative
Industries
* Construction
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