Departamento: Sales Department, Groups&Events
Puesto al que reporta jerárquicamente: Groups&Events Sales Manager y Director of Sales.
Incrementar la cuenta de resultados de la partida de Groups & Events coordinando la creación y cierre de grupos y eventos (corporativos y sociales).
Esta partida incluye habitaciones, salones/espacios, servicios de F&B y material audiovisual.
Responsabilidades, funciones y tareas
Hay que destacar que el puesto debe tener un enfoque muy comercial y dinámico acotado en unos procesos departamentales:
* Cotizar las peticiones diarias de grupos y eventos en un periodo máximo de 24hrs.
* Calificar las peticiones por orden de interés del Hotel, contactar con el cliente, detectar sus necesidades, asesorar y guiar, y crear un presupuesto personalizado y diferenciado.
* Seguimiento de todas las cotizaciones, por orden de prioridad establecida anteriormente, maximizando la tasa de conversión.
* Seguimiento de fechas de opción, bloqueos de habitaciones y salones/espacios.
* Nutrir y actualizar los sistemas de inventario de habitaciones (Opera y OnQ R&I) y de espacios (Meeting Plan).
* Negociación de tarifas y cierre de contratos MICE & grupos, incluyendo facturación (facturas proforma, prepagos y depósitos).
* Realizar Site Inspections para futuros grupos y eventos, presentando y comercializando los servicios y espacios disponibles en el Hotel.
* Creación y envío de las órdenes de servicio potenciando la comunicación interdepartamental.
* Coordinación de todos los departamentos operativos involucrados en la preparación y producción de un evento (incluidos proveedores).
* Programar reuniones semanales para asegurar el cumplimiento de las especificaciones marcadas por el cliente.
* Cierre de expediente, estudio del ROI del evento, y evaluación del grado de satisfacción del cliente (objetivo, la mejora constante).
* Llevar un control de la producción del departamento vs el budget a 3 meses vista y detectar desvíos de cara a poder corregirlos.
* Realizar un informe mensual de su gestión en el departamento incluyendo las visitas comerciales.
* Colaboración en la confección del Budget de la partida de grupos y eventos.
Relación del puesto
Hotel Team: Groups&Events Sales Manager, Director of Sales, Revenue Manager, F&B Manager, Departamentos F&B (maître salas, restaurant y chef), Mantenimiento y Housekeeping.
Hilton Team: equipos de venta Mice de las principales oficinas Internacionales de Hilton.
Set Competitive (Hoteles de la zona), organismos oficiales de la ciudad (GHB, CCB, BCB, APG), agencias, agencias DMC, empresas y proveedores.
Perfil del puesto, conocimientos y experiencia necesarios
* Persona apasionada, proactiva, organizada, polivalente, con iniciativa y autonomía. Hay que destacar la importancia en saber organizarse y priorizar.
* Habilidad en la comunicación escrita y verbal. Comunicación empática.
* Buena presencia. Imagen y estilo muy cuidado.
* Capacidad de trabajar bajo presión.
* Dotes comerciales, de venta y negociación.
* Orientación al cliente.
* Perfil estratégico y analítico con orientación a resultados.
* Persona que confíe en nuestro proyecto y quiera ser partícipe de este.
* Flexibilidad de horarios en base a las necesidades del departamento.
* Compromiso mínimo de 4 años.
* Con domicilio en la ciudad de Barcelona.
Formación y conocimientos
* Valorables estudios en Organización de Eventos.
* Imprescindible nivel alto de inglés escrito y hablado. El conocimiento de otros idiomas será valorado. Se precisa titulación.
* Internet User, Microsoft Office, nivel alto de excel.
* Valorable el conocimiento de Opera y Meeting Broken.
Experiencia
* Imprescindible experiencia en el Departamento de Groups&Events. Se requiere un mínimo de 2 años en posición similar dentro de un hotel urbano de 4-5* con enfoque al cliente Mice y corporativo.
* Valorable experiencia en cadena internacional, preferiblemente Hilton Brand.
* Valorable el conocimiento del comportamiento del segmento Mice en la ciudad de Barcelona.
* Valorable disponer de cartera de clientes nacional (principalmente Barcelona y Madrid) e internacional (principalmente Reino Unido, Alemania, Francia, Italia y USA).
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