En The Westin Valencia buscamos incorporar a nuestra platilla a un/a nuevo/a WEDDING SALES & EVENT COORDINATOR
El objetivo principal del puesto es la captación, venta, planificación, coordinación y seguimiento integral de bodas en el hotel, asegurando el cumplimiento de los objetivos de ingresos del segmento social (bodas y celebraciones relacionadas).
Gestionará todos los detalles del evento desde la primera visita comercial hasta la facturación final, garantizando los más altos estándares de calidad y servicio, así como una experiencia excepcional para los novios y sus invitados, actuando como principal punto de contacto del cliente y coordinando todos los departamentos operativos del hotel para asegurar la correcta ejecución del evento.
FUNCIONES PRINCIPALES
Área Comercial
Atender y gestionar todas las solicitudes de bodas (leads, llamadas, site inspections, ferias nupciales, etc.).
Realizar visitas comerciales y presentar los espacios del hotel.
Elaborar propuestas personalizadas y cotizaciones según necesidades del cliente.
Negociar condiciones y cerrar contratos de bodas y eventos asociados (preboda, brunch, postboda, etc.).
Alcanzar los objetivos de ventas y revenue establecidos para el segmento bodas.
Mantener actualizada la base de datos de clientes y realizar seguimiento continuo hasta el cierre.
Planificación y Organización
Crear y gestionar los contratos, cláusulas y archivos del evento.
Elaborar y distribuir los BEO (Banquet Event Orders).
Coordinar degustaciones de menú con el departamento de Cocina y F&B.;
Asesorar a los novios en la planificación del evento (timings, montaje, protocolo, menús, etc.).
Coordinar proveedores externos (floristas, música, audiovisuales, wedding planners, etc.) en colaboración con los clientes.
Supervisar depósitos, calendario de pagos y facturación final.
Garantizar la firma y aprobación de todos los documentos operativos por parte del cliente.
Ejecución del Evento
Estar presente el día de la boda, actuando como responsable de coordinación.
Supervisar montajes, decoración y cumplimiento de los estándares del hotel.
Asegurar que todos los departamentos operativos (Cocina, Banquetes, Recepción, Housekeeping, Mantenimiento, etc.) estén alineados con los detalles del evento.
Resolver cualquier incidencia de forma inmediata y cualificado.
Asegurar una experiencia impecable para los novios y sus invitados.
Seguimiento y Post-Evento
Supervisar la facturación final y conciliación en un plazo máximo de tres días tras el evento.
Gestionar posibles ajustes o incidencias económicas.
Realizar seguimiento post-evento para medir satisfacción y fomentar reputación y recomendaciones.
Identificar oportunidades de mejora continua en el producto bodas.
FUNCIONES DE SOPORTE
Colaborar con el Director de Ventas en la elaboración de presupuestos y forecast del segmento bodas.
Participar en acciones comerciales y ferias especializadas del sector nupcial.
Asegurar la correcta comunicación interna entre todos los departamentos del hotel.
Apoyar al equipo de eventos en otros eventos sociales cuando sea necesario.
Contribuir al desarrollo de paquetes, promociones y propuestas innovadoras para el segmento bodas.