Nos encontramos en la búsqueda de una candidato para el puesto de asistente personal y office manager de la oficina de Barcelona.
La principal responsabilidad de la posición será garantizar la eficiencia en la gestión de la oficina, manejando la comunicación interna y externa de forma proactiva, así como también siendo la primera cara de la empresa para clientes y proveedores. La persona seleccionada deberá ser capaz de brindar un apoyo integral tanto a la dirección como al equipo.
Requisitos :
* Formación universitaria (preferentemente en Administración de Empresas, Comunicación, o afines) y al menos 5 años de experiencia en posiciones similares.
* Ms Office avanzado (Word, Excel, PowerPoint).
* Inglés avanzado (oral y escrito).
* Sólidas habilidades organizativas, confidencialidad, atención a los detalles y la capacidad de anticipar y dar respuesta ágilmente a las necesidades requeridas.
* Actitud proactiva, organizada y con capacidad de gestión.
* Habilidades de comunicación efectiva, tanto escrita como oral.
* Experiencia trabajando en entornos dinámicos y cambiantes.
* Persona autónoma, orientada a resultados capaz de manejar múltiples tareas y trabajar bajo presión.
Funciones :
* Garantizar el correcto funcionamiento de nuestras oficinas, proveyendo el apoyo logístico y administrativo necesario.
* Asegurar que los suministros de oficina estén siempre disponibles y realizar pedidos cuando sea necesario.
* Coordinar con proveedores externos (limpieza, seguridad, catering, etc.) para garantizar el correcto funcionamiento de los servicios.
* Gestionar correspondencia, documentos y archivos de la oficina.
* Organizar y coordinar reuniones, eventos y viajes de la empresa.
* Elaborar y gestionar el presupuesto operativo de la oficina.
* Controlar los gastos relacionados con el mantenimiento, servicios y suministros.
* Negociar con proveedores para optimizar costos y asegurar la mejor calidad en los servicios.
* Coordinar la llegada de nuevos empleados, gestionando su espacio de trabajo y acceso.
* Gestionar y coordinar la agenda de dirección.
* Ejercer de interlocutor de la dirección.
* Preparar informes, presentaciones y documentos ejecutivos.
* Supervisar la correspondencia y comunicación en nombre de presidencia (mailing, atención telefónica, etc.).
Ofrecemos :
* Posibilidades de crecimiento y aprendizaje continuo.
* Autonomía para aportar ideas y mejorar procesos internos.
Ubicación : Oficinas en el centro de Barcelona.
Horario : De lunes a jueves de 9:00 a 18:30 (con 1 hora de descanso para comer) y los viernes de 8:00 a 15:00.
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