Resumen del puesto
La persona que ocupa este puesto será responsable de gestionar las operaciones administrativas del taller y del área de compras, asegurando el correcto flujo de documentación, la coordinación con proveedores y transportistas, y el soporte al departamento de contabilidad. Su labor es clave para mantener la eficiencia operativa del taller, el cumplimiento normativo y la correcta organización de los procesos internos.
Funciones principales
1. Gestión documental y administrativa
Gestión de albaranes y facturas de proveedores, incluyendo su registro, comprobación y archivo.
Gestión de órdenes de reparación, garantizando su correcta apertura, actualización y cierre.
Gestión de facturas del taller, verificando la información y asegurando su correcta tramitación.
Elaboración y preparación de la información trimestral solicitada por el departamento de contabilidad. La información procede del programa de gestión del taller y debe ser organizada en listados Excel claros y completos.
Gestión del archivo del historial de los vehículos, manteniendo actualizados los expedientes físicos y digitales.
2. Logística y coordinación con proveedores
Solicitud de recogidas y envíos a proveedores a través de transportistas, realizando el seguimiento de cada envío hasta su correcta entrega.
Cursar pedidos a proveedores, asegurando la disponibilidad de materiales y recambios necesarios para la actividad del taller.
Seguimiento de compras y ventas de la empresa FVO Historics (comercial de compra y venta de recambios), manteniendo los registros actualizados y facilitando la trazabilidad de cada operación.
3. Gestión medioambiental y cumplimiento
Gestión medioambiental del taller, incluyendo la correcta clasificación, almacenamiento y retirada de residuos según la normativa vigente.
Supervisión de los documentos ambientales asociados (DCS, contratos con gestores de residuos, etc.) y mantenimiento del registro actualizado.
Competencias requeridas
Organización y atención al detalle.
Dominio de herramientas ofimáticas, especialmente Excel.
Capacidad para trabajar con software de gestión de talleres o ERPs.
Habilidad para coordinar con múltiples interlocutores (proveedores, transportistas, contabilidad, equipo de taller).
Conocimientos básicos de administración, contabilidad y logística.
Capacidad de trabajo autónomo y resolución de incidencias.
Perfil competente
Formación en Administración, Gestión Empresarial, Logística o similar.
Experiencia previa en talleres, concesionarios, empresas de recambios o departamentos administrativos/logísticos (valorada).
Proactividad, responsabilidad y orientación al servicio interno.