Empresa especializada en la organización de eventos corporativos y congresos busca incorporar a un/a Travel Project Assistant para reforzar su equipo de gestión de viajes en el área de Secretaría Técnica.
La persona seleccionada dará soporte en la planificación, coordinación y ejecución de la logística de viajes de
ponentes, invitados VIP y partners, asegurando una experiencia fluida y profesional en todas las fases del proyecto.
Se trata de una posición clave dentro del equipo, con impacto directo en la calidad del servicio ofrecido al cliente y
en el éxito global de los eventos.
¿Cuál será tu misión?
Apoyar en la gestión integral de los viajes asociados a eventos congresuales, garantizando eficiencia operativa,
Control presupuestario y excelente atención a clientes y asistentes.
Funciones principales
* Gestión integral de viajes para ponentes, invitados VIP, partners y asistentes clave.
* Coordinación directa con la agencia de viajes para la emisión, los cambios y el seguimiento de los billetes.
* Atención y seguimiento de consultas por email y por teléfono.
* Control y actualización del presupuesto junto con el/la Project Manager.
* Gestión y actualización del CRM interno con toda la información relativa a los viajes.
* Detección y anticipación de incidencias (visados, cambios de agenda, necesidades especiales, etc.).
* Elaboración y envío de rooming lists, así como la coordinación directa con los hoteles.
* Preparación de informes y reportes periódicos sobre el estado del proyecto.
* Apoyo operativo y atención al cliente durante el evento (on-site).
Requisitos
* Orientación al cliente y sólidas habilidades comunicativas.
* Buenas habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples tareas.
* Nivel alto de italiano, inglés y castellano (hablado y escrito) B2/C1.
* Nivel alto de catalán.
* Conocimiento de las herramientas del paquete Office, especialmente de Excel.
* Disponibilidad para viajar aproximadamente un 15% (nacional e internacional).
* Se valorará positivamente
* Experiencia previa en gestión de viajes, eventos, congresos o turismo corporativo.
* Formación en Turismo, Organización de Eventos, Protocolo, Comunicación, Relaciones Públicas,
* Marketing o similar.
* Experiencia con CRM o con herramientas de gestión.
Competencias clave
* Organización y atención al detalle, con capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente.
* Proactividad y capacidad de anticipación.
* Habilidades comunicativas y de coordinación con distintos interlocutores.
* Capacidad para trabajar bajo presión en entornos dinámicos.
* Buena gestión del tiempo y capacidad de planificación.
* Trabajo en equipo y actitud colaborativa.
¿Qué ofrecemos?
* Incorporación a un equipo dinámico, profesional y en crecimiento en el sector de eventos.
* Participación en proyectos internacionales y en eventos de alto nivel.
* Entorno de trabajo colaborativo, donde se valoran las ideas y la iniciativa.
* Oportunidades reales de desarrollo y crecimiento profesional.
* Modalidad híbrida: posibilidad de teletrabajo 3 días a la semana. (Durante el periodo inicial, se requerirá mayor presencialidad para la formación)
* Horario: de 9:00 a 14:00 y de 15:00 a 18:00.
* Compensación por festivos trabajados o desplazamientos según convenio.
* Condiciones salariales competitivas según experiencia y convenio.