Estamos en proceso de búsqueda de un/a Office Assistant, cuya misión será facilitar el funcionamiento eficiente y organizado de la oficina, brindando soporte administrativo y operativo para que los equipos puedan centrarse en sus objetivos estratégicos.
Buscamos una persona proactiva, resolutiva y organizada, con excelentes habilidades de comunicación y capacidad para gestionar múltiples tareas con discreción .
FUNCIONES :
Atención al cliente interno y externo
Gestión de la agenda: Coordinar y priorizar las actividades según urgencia e importancia. Recepción de visitas: Actuar como primer punto de contacto y canalizar solicitudes adecuadamente.
Coordinación de salas de reuniones: Reservar, preparar y gestionar salas con los recursos necesarios.
Atención telefónica: Filtrar y redirigir llamadas según corresponda.
Apoyo logístico
Eventos: Colaborar en la logística y coordinación de eventos internos y externos.
Gestión de viajes: Organizar itinerarios, reservas y presupuestos con la agencia de viajes.
Control de suministros: Mantener inventario actualizado y realizar pedidos oportunos.
Gestión de mantenimiento: Registrar y hacer seguimiento de partes de mantenimiento.
Gestión de gastos: Organizar y reportar tickets conforme a la política interna.
Gestión de taxis: Solicitar servicios y gestionar facturación en Oracle.
Organización de catering: Coordinar pedidos diarios y para reuniones o eventos.
Gestión Administrativa
Preparación de documentos: Redacción, revisión y formateo de presentaciones.
Actualización de bases de datos: Mantener registros y contactos actualizados.
Manejo de correspondencia: Clasificar y distribuir correo entrante y saliente.
Mantenimiento de flota: Coordinar revisiones y reparaciones de vehículos de empresa.
Tareas administrativas generales: Imprimir, archivar y encuadernar documentos.
Soporte a otros departamentos
Soporte tecnológico: Resolver incidencias menores y coordinar con TIC para problemas más complejos.
Onboarding de nuevos empleados: Preparar tecnología y reuniones de bienvenida.
REQUISITOS:
* Experiencia previa de 3 a 5 años realizando funciones similares.
* Nivel de inglés C1 (imprescindible).
* Habilidades organizativas, resolución de problemas y comunicación efectiva.
* Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples tareas simultáneamente.
OFRECEMOS :
* Horario: L-V, 09:00 a 18:00h (1 día de teletrabajo)
* Contrato: indefinido, 40h/sem.
* Zona de trabajo: campus Villaviciosa de Odón (Madrid)
* Incorporación: inmediata
* Banda salarial: 23-25K (a convenir según la experiencia del candidato).
* Retribución flexible: amplio paquete de beneficios sociales por ser empleado/a UEM (descuentos en formación, seguro médico privado, cheques guardería, cheques restaurante, descuentos transporte público ).
* Crecimiento: plan de desarrollo y carrera profesional dentro del equipo y empresas del grupo.