Ph3Job Description /h3 pLa oportunidad /p h3Location /h3 pBarcelona /p h3Mission /h3 pProporcionar apoyo y asistencia personalizada al personal ejecutivo en una amplia gama de tareas administrativas. /p h3What you can do /h3 ul libAgenda Management: /b coordinar la agenda del Asesor General y del VP, priorizando funciones y citas, asegurando que reuniones, plazos, presentaciones y demás funciones de la oficina ejecutiva se lleven a cabo sin problemas. /li libTravel Management: /b realizar los arreglos de viaje del Asesor General y del Vicepresidente (y, en ocasiones, de otros miembros del equipo), coordinar vuelos, alojamiento y otros detalles del itinerario; preparar informes de gastos cuando sea necesario. /li libEvent Organization: /b Apoyo en la organización y montaje de congresos y eventos con la gestión del proceso de invitación a asistentes internos y externos, organización de viajes y selección del lugar. /li libPresentations: /b redactar y preparar borradores de correspondencia y presentaciones de la oficina ejecutiva. /li libAccess Control: /b filtrar llamadas telefónicas, atender solicitudes de reuniones y coordinar diversos aspectos de la comunicación interdepartamental según sea necesario. Recibir e interactuar con los visitantes; comunicarse con el personal interno de todos los niveles, incluyendo la coordinación con los equipos de soporte de TI para resolver rápidamente cualquier incidente con las herramientas utilizadas por el Asesor General y el Vicepresidente. /li libOffice Supply Management: /b Mantener el inventario y los suministros de oficina; anticipar las necesidades de la oficina; evaluar nuevos productos de oficina; realizar y, a menudo, agilizar pedidos cuando sea necesario. /li libBudget Management: /b abrir órdenes de compra de los servicios contratados a abogados externos (y otros proveedores ocasionales) por el equipo legal, supervisar las facturas recibidas e incluirlas en el proceso contable y en los cuadros de seguimiento y controlar y resolver incidencias con el pago. /li libSignature Collection: /b para documentos legales que requieran firma húmeda de firmantes radicados en Barcelona, coordinar con sus asistentes la recogida de firmas. /li /ul h3Qualifications /h3 ul libExperience: /b Experiencia comprobada como asistente administrativo ejecutivo o en otro puesto de secretaría; normalmente al menos 3 años de experiencia proporcionando apoyo a un alto nivel. /li libEducation: /b Título universitario. Se valorará la formación adicional como asistente personal. /li libLanguages: /b dominio completo de inglés y español (el francés es un plus) /li libCompetencies: /b Es fundamental mantener la confidencialidad y ejercer discreción. Atención al detalle y precisión: Debe ser lo suficientemente confiable como para que el Asesor Jurídico y el Vicepresidente tengan la seguridad de que las tareas se realizarán correctamente y a tiempo. Los asistentes ejecutivos también deben tener disposición para aprender. Habilidades de comunicación: Altas habilidades de comunicación verbal y escrita. Conocimientos específicos: Dominio total de Excel y PowerPoint. Se valorarán conocimientos financieros generales. /li /ul h3Benefits /h3 ul liUna cultura de trabajo emprendedora, creativa y acogedora /li liUna gama de oportunidades de aprendizaje y desarrollo /li liUna empresa internacional con muchas oportunidades de crecimiento. /li liUn paquete competitivo de compensación y beneficios /li /ul /p #J-18808-Ljbffr