Es responsables de planificar, organizar y ejecutar eventos para diferentes tipos de clientes, desde pequeñas reuniones de negocios hasta grandes congresos y convenciones. Debe asegurar una coordinación constante con los demás departamentos, conforme a los procedimientos del Departamento de Producción, con el objetivo de proporcionar un servicio al cliente óptimo y de alta calidad. Su labor se sintetiza en llevar a cabo, supervisar y preparar múltiples proyectos de manera simultánea, demostrando una actitud proactiva de liderazgo
Funciones de gestión de proyectos
- Ser la persona de referencia del cliente durante la organización y ejecución del evento.
- Mantener una comunicación constante para garantizar la satisfacción del cliente en todas las fases del proyecto.
- Realizar visitas de prospección con el cliente en los espacios donde se desarrollará el evento.
- Detectar oportunidades de ampliación del servicio o incremento de presupuesto, actuando con enfoque comercial.
Funciones referentes a la operativa.
- Coordinar y supervisar la logística del evento desde la planificación hasta la ejecución y desmontaje.
- Gestionar los recursos necesarios para asegurar el desarrollo eficiente del evento (materiales, personal, tiempos).
- Coordinar con los distintos departamentos y proveedores la preparación de servicios como Audiovisuales, gestión de roming y hotel, limpieza, mantenimiento, seguridad, catering, traslados, azafatas, branding etc.
- Momentus: actualizar las órdenes, según las necesidades del cliente (servicios con IVA, sin IVA, IVA intracomunitario, varios pagadores…).
- Creación de una agenda que incluya todos los servicios, horarios y particularidades, y enviarla a todas aquellas personas que intervengan en el evento (desde las unidades que intervienen, hasta los DOD de la compañía), para que a través de ella tengan las instrucciones precisas para ejecutar el evento.
- Garantizar el correcto funcionamiento y la calidad de todos los servicios contratados durante el evento, supervisando su desempeño en tiempo real.
- Coordinar y supervisar la operativa in situ, asegurando la ejecución productivo y sincronizada de todas las actividades y áreas involucradas en el evento.
- Análisis del proyecto técnico juntamente con el responsable del Departamento, para posterior coordinación con el servicio de Prevención
- Ofrecimiento de otros servicios (Upselling), complementando al evento todos aquellos servicios adicionales, a los básicos que ha vendido el Departamento comercial.
- Observar el comportamiento del equipo en general y detectar posibles desviaciones. Reporte directo con el/la Responsable.
- Informar al cliente de la normativa de Coordinación de riesgos, y el uso de la plataforma CTAIMA para tal efecto. Supervisar la entrada de documentación y gestión de las acreditaciones
Funciones de gestión económica:
- Analizar las rentabilidades de los eventos.
- Controlar el cumplimiento del presupuesto de cada uno de los Eventos asignados a su responsabilidad.
- Detectar desviaciones de presupuesto e informar al Cliente
- Control de pagos. Control de pago de los eventos y posibles reclamaciones (impagados).
- Gestión de las comisiones (agencias).
- Facturación por Momentus de todo el evento. Control de costes y cierre Momentus.
- Control de costes del evento.
- Seguimiento con Compras del posterior pago de los servicios contratados a proveedores y comisiones a agencias.
- Seguir las premisas incluidas en el contrato firmado por ambas partes, tanto a nivel servicios contratados, como posibles cancelaciones y penalizaciones, informando en todo momento al cliente, del estado y periodos de penalización.
Otras responsabilidades asociadas:
- Velar por el cumplimiento de la normativa de Seguridad y Salud y proponer mejoras de actuación en este ámbito.
- Velar por el cumplimiento de la normativa legal aplicable a la Compañía.
- Velar y promover una mejora del impacto ambiental de la Compañía impulsando buenas prácticas medioambientales.
- Velar y promover iniciativas que mejoren el bienestar de los empleados y mejoren la experiencia de nuestros clientes.
- Transmitir los valores y el propósito de la compañía.
Requisitos:
Formación:
Necesaria:
- Estudios Medios / Superiores de Empresariales, Turismo, AAVV o MK.
- Valorable conocimiento específico del ámbito de producción y operativa de evento.
- Imprescindible inglés, hablado y escrito nivel alto.
- Valorable otros idiomas.
- Conocimientos de informática.
- Carné de conducir.
- Valorables conocimientos de operativa interna de la Compañía.
Experiencia:
Necesaria:
- Aportar una experiencia de mínimo 1 año desarrollando funciones y responsabilidades similares. Valorable experiencia en PA, en Agencias Departamento Incentivos, OPC's o similar.
Se ofrece:
Contrato Sustitución.
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