La persona contratada deberá asegurar una experiencia de recepción y reservas excepcional que refleje la identidad y los estándares del Hostal Empúries. Coordinar el equipo y las operaciones de recepción y reservas para ofrecer un servicio personalizado, eficiente y cálido desde el momento de la reserva hasta el check-out, garantizando el cumplimiento de los protocolos de calidad, seguridad, facturación y hospitalidad.
3. Principales responsabilidades
3.1. Operativa diaria y organización del trabajo
- Supervisar la apertura y cierre de turnos de recepción, asegurando puntualidad, presencia y correcta imagen del equipo.
- Revisar a diario los reportes de ocupación, llegadas, salidas, no-shows y VIPs.
- Organizar y coordinar los horarios del equipo de recepción, ajustando recursos según ocupación y previsiones.
- Mantener el área de recepción en perfecto estado de orden, limpieza e imagen, acorde al estándar del Hostal Empúries.
3.2. Gestión de reservas y atención al huésped
- Gestionar y supervisar reservas directas (teléfono, email, web), OTA y corporativas, en coordinación con Ventas/Revenue.
- Asegurar la correcta introducción, actualización y seguimiento de reservas en el PMS, incluyendo datos, condiciones y preferencias.
- Garantizar una atención profesional y cercana al huésped desde la consulta inicial hasta la salida:
* Check-in y check-out ágiles y completos.
* Validación de documentos, datos fiscales y preferencias especiales.
* Gestión de solicitudes especiales, amenities y cortesías VIP.
- Resolver reclamaciones y quejas de huéspedes de forma ágil, empática y efectiva, escalando a Dirección cuando sea necesario.
3.3. Coordinación interna operativa
- Coordinar diariamente con Housekeeping/Gobernanta el estado de habitaciones (limpias, pendientes, bloqueos, prioridades).
- Coordinar con Mantenimiento incidencias que afecten a habitaciones y zonas de cliente, asegurando su resolución y seguimiento.
- Coordinar con Restaurante y Spa las reservas, inclusiones en régimen, horarios y servicios asociados a la estancia.
- Supervisar la afectación del evento en las habitaciones ocupadas, especialmente en el caso de grupos que puedan consumir en la terraza / restaurante durante el desarrollo del mismo.
- Participar en los briefings/daily meetings de operación, compartiendo información clave de llegadas, eventos, grupos y VIPs.
- Elaborar y comprobar la buena ejecución de los Check-list necesarios para el buen funcionamiento del departamento.
3.4. Control administrativo, caja y procedimientos
- Supervisar y controlar cierres de caja de recepción, arqueos, depósitos y cuadraturas diarias.
- Verificar el correcto registro de cobros, anticipos, facturas y cargos a folios, evitando errores de facturación.
- Asegurar el cumplimiento de los procedimientos de recepción y reservas (SOPs), actualizándolos periódicamente.
- Supervisar el control y uso de llaves maestras y otros elementos de seguridad en la zona de recepción.
3.5. Calidad de servicio, reputación, relaciones externas y sostenibilidad
- Velar por una comunicación fluida y profesional con huéspedes, agencias, operadores turísticos, OTAs y AAVV.
- Impulsar la mejora continua de la experiencia de recepción, recogiendo feedback del cliente y del equipo.
- Contribuir a mantener un nivel alto de satisfacción del huésped y reputación online en los canales clave.
- Garantizar que el personal de recepción cumpla los estándares de imagen, lenguaje y trato definidos por el Hostal Empúries.
- Integrar en el día a día los compromisos de sostenibilidad y los objetivos del proyecto Leed Gold y B Corp del Hostal Empúries.
3.6. Herramientas y accesos
- Utilizar de forma eficaz las herramientas de gestión (PMS Ulyses, Restoo, hojas de control y Drive compartidos).
- Supervisar la gestión de canales de reservas (OTAs, motor de reservas, correo, teléfono).
- Garantizar la correcta elaboración y archivo de reportes diarios y mensuales del área de recepción y reservas.
4. Perfil y requisitos del puesto
4.1. Formación y experiencia
- Formación en Turismo, Gestión Hotelera o similar.
- Experiencia mínima de 3 años en recepción de hotel, incluyendo gestión de reservas.
- Experiencia previa coordinando equipos operativos (turnos, horarios, formación en servicio).
- Formación específica en igualdad, diversidad, prevención del acoso y gestión inclusiva de equipos.
4.2. Competencias clave
- Alta orientación al huésped y vocación de servicio.
- Habilidades de comunicación, empatía y manejo de conflictos.
- Capacidad organizativa y de planificación en entornos dinámicos.
- Atención al detalle en registros, cobros y procesos.
- Liderazgo cercano y capacidad de motivar al equipo.
- Flexibilidad y adaptación a la estacionalidad del negocio.
4.3. Idiomas
- Catalán y castellano nativos o nivel equivalente.
- Francés e Inglés conversación fluida.
4.4. Conocimientos técnicos
- Manejo fluido de PMS hotelero (Ulyses u otros) y canales de reserva (OTAs, motor de reservas, GDS).
- Buen dominio de herramientas ofimáticas y colaborativas (Excel, correo electrónico, Google Drive).
- Conocimientos básicos de facturación y cierres de caja.
5. Condiciones del puesto y desarrollo
- Tipo de contrato: Indefinido.
- Jornada Completa (40h semanales); calendario según necesidades operativas y estacionales.
- Horarios: Disponibilidad para fines de semana y festivos.
- Retribución 30/35 k; según candidato