MISIÓN DEL PUESTO
La Universidad Villanueva se encuentra en búsqueda de un rol de Secretaria de Dirección para gabinete de Rectorado, que se encargará de facilitar y optimizar la labor directiva del Rectorado, la Dirección General y los Vicerrectorados, garantizando una gestión administrativa impecable, una agenda fluida y una comunicación institucional de máxima calidad.
ORGANIZACIÓN
Reportará a la Rectora de la Universidad, y tendrá relación directa con Vicerrectores y otros cargos de la Universidad.
TAREAS PRINCIPALES
•Coordinar y priorizar las agendas de Rectorado, Dirección General y Vicerrectores, resolviendo cualquier conflicto de programación con criterio y diplomacia.
•Gestión logística de reuniones y coordinación con el departamento de eventos para actos institucionales en los que participe la alta dirección.
•Organización logística de viajes nacionales e internacionales.
•Actuar como primer punto de contacto y filtro de llamadas y de visitas, ofreciendo siempre un trato exquisito y personalizado, siempre acorde a la cultura organizativa de la Universidad.
•Atender y recibir a visitas institucionales (autoridades académicas, políticas, eclesiásticas, empresarios), gestionando el protocolo adecuado en cada caso.
•Elaborar actas de reuniones, informes y presentaciones ejecutivas (PowerPoint, Excel).
•Gestionar el archivo físico y digital de documentación sensible y confidencial del Rectorado (convenios, expedientes estratégicos, documentación legal).
•Tramitar firmas de convenios, títulos y documentos oficiales, asegurando el cumplimiento de los plazos y procedimientos.
•Colaborar en la organización de Actos Académicos Solemnes (Apertura de Curso, Graduaciones, Honoris Causa), gestionando invitaciones y protocolo de autoridades en coordinación con el departamento de Eventos/Marketing.
•Servir de enlace fluido entre el Rectorado y las diferentes áreas de servicio de la Universidad, facilitando la transmisión de instrucciones y el seguimiento de tareas.
REQUISITOS:
• Estudios: Grado o Licenciatura afín al puesto a desempeñar.
• Muy valorable formación específica en Secretariado de Alta Dirección o similares.
• Experiencia: Mínimo 5 a 8 años en el desempeño en roles de asistencia a Alta Dirección.
• Muy valorable experiencia previa en el sector universitario, funciones o instituciones educativas de prestigio.
• Conocimiento en Microsoft Excel 365.
• Idiomas: Inglés (mínimo, B2).
• Capacidad de redacción formal e impecable.
• Conocimientos básicos de manejo de equipos informáticos y audiovisuales propios de salas de reuniones.
COMPETENCIAS CLAVE:
• Trato exquisito.
• Puntualidad.
• Discreción y Confidencialidad.
• Identificación con el ideario.
• Inteligencia emocional y diplomacia.
• Organización y priorización de tareas.
• Flexibilidad y adaptabilidad para gestionar múltiples proyectos simultáneamente.
• Gestión de imprevistos y resolución de problemas.
• Atención al detalle y compromiso con la calidad.
¿QUÉ OFRECEMOS?
• Contratación indefinida a tiempo completo.
• Oportunidad de contribuir a una institución que apuesta por la innovación en la educación.
• Lugar de trabajo: Zona de Mirasierra.
• Servicio de comida en régimen interno de la universidad.
• Más de 22 días hábiles de vacaciones.
• Posibilidad de aparcamiento en nuestras instalaciones de Mirasierra de manera gratuita.