Document Controller (m/f/d)
Location: Hybrid (Office & Remote)
Working Hours: Full-time or part-time (flexible)
Role Overview
The Document Controller ensures that all project documentation is structured, reliable, and usable throughout the project lifecycle.
This role is not just administrative. It requires ownership, structured thinking, and the ability to create order in dynamic project environments.
You will work closely with engineering, construction, procurement, and project management teams to ensure that documents are available, correct, and aligned with project requirements.
Key Responsibilities
Manage the full document lifecycle (creation, review, approval, distribution, archiving)
Ensure all project documents are correctly named, versioned, and structured
Maintain transparency of document status and revisions across all stakeholders
Coordinate document workflows between internal teams, clients, and external partners
Set up and maintain document management systems (e.g. Viewpoint, SharePoint, etc.)
Support and guide project teams in document control processes
Identify gaps or inefficiencies and proactively improve document workflows
Ensure that documentation is not only stored, but usable for engineering and construction
Working Environment
Project-based work — each project has specific requirements and setups
Dynamic environment with changing priorities and incomplete inputs
Close collaboration with multidisciplinary teams (engineering, construction, PM)
Balance between structured processes and practical solutions
What Matters Most
Strong sense of ownership and reliability
Structured thinking and attention to detail
Ability to bring order into complex or unclear situations
Willingness to learn new tools and processes quickly
Pragmatic, solution-oriented mindset
Ability to adapt to different project setups and requirements
Your Profile
Experience in structured documentation, coordination, or administrative roles is an advantage
Experience with document management systems is helpful, but not required
Confident handling of MS Office (especially Excel)
Good communication skills and ability to work with different stakeholders
Fluent in English (written and spoken)
What We Expect
You take responsibility for your topics and follow them through
You do not wait for instructions when something is unclear — you clarify and move forward
You ensure that documentation supports the project, not just compliance
What We Offer
Flexible working model (office & remote)
Competitive salary and benefits
Modern IT equipment
Opportunity to work on international renewable energy projects
A role with real impact on project success
Bottom Line
This role is about creating structure, ensuring clarity, and enabling projects to run efficiently.
Spanish:
Document Controller (m/f/d)
Ubicación: Modelo híbrido (oficina y remoto)
Horario: Jornada completa o parcial (flexible)
Descripción del Puesto
El Document Controller garantiza que toda la documentación del proyecto esté estructurada, sea fiable y utilizable a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Este puesto no es meramente administrativo. Requiere responsabilidad, pensamiento estructurado y la capacidad de crear orden en entornos de proyecto dinámicos.
Trabajarás en estrecha colaboración con los equipos de ingeniería, construcción, compras y gestión de proyectos para asegurar que los documentos estén disponibles, sean correctos y cumplan con los requisitos del proyecto.
Responsabilidades Principales
Gestionar todo el ciclo de vida de la documentación (creación, revisión, aprobación, distribución y archivo)
Asegurar que todos los documentos estén correctamente nombrados, versionados y estructurados
Mantener la transparencia del estado y las revisiones de los documentos para todos los interesados
Coordinar los flujos documentales entre equipos internos, clientes y socios externos
Configurar y mantener sistemas de gestión documental (por ejemplo, Viewpoint, SharePoint, etc.)
Apoyar y guiar a los equipos de proyecto en los procesos de control documental
Identificar deficiencias o ineficiencias y mejorar proactivamente los flujos documentales
Garantizar que la documentación no solo se archive, sino que sea útil para ingeniería y construcción
Entorno de Trabajo
Trabajo basado en proyectos — cada proyecto tiene requisitos y configuraciones específicas
Entorno dinámico con prioridades cambiantes y, en ocasiones, información incompleta
Colaboración estrecha con equipos multidisciplinares (ingeniería, construcción, gestión de proyectos)
Equilibrio entre procesos estructurados y soluciones prácticas
Lo que Más Valoramos
Fuerte sentido de responsabilidad y fiabilidad
Pensamiento estructurado y atención al detalle
Capacidad para aportar orden en situaciones complejas o poco claras
Disposición para aprender rápidamente nuevas herramientas y procesos
Mentalidad pragmática y orientada a soluciones
Capacidad de adaptación a diferentes proyectos y requisitos
Tu Perfil
Experiencia en documentación estructurada, coordinación o funciones administrativas es una ventaja
Experiencia con sistemas de gestión documental es útil, pero no imprescindible
Buen manejo de MS Office (especialmente Excel)
Buenas habilidades de comunicación y capacidad para trabajar con distintos interlocutores
Nivel fluido de inglés (escrito y hablado)
Qué Esperamos de Ti
Asumes la responsabilidad de tus tareas y las llevas hasta el final
No esperas instrucciones cuando algo no está claro — lo aclaras y avanzas
Aseguras que la documentación apoye el proyecto, no solo el cumplimiento formal
Qué Ofrecemos
Modelo de trabajo flexible (oficina y remoto)
Salario competitivo y beneficios
Equipamiento informático moderno
Oportunidad de trabajar en proyectos internacionales de energías renovables
Un puesto con impacto real en el éxito del proyecto
Conclusión
Este puesto consiste en crear estructura, asegurar claridad y permitir que los proyectos se desarrollen de forma eficiente.