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En DIAVERUM SERVICIOS RENALES, multinacional en la prestación de servicios de diálisis, con 47 centros en España y más de 1.200 empleados, buscamos incorporar un / a OFFICE MANAGER para nuestras oficinas centrales de Madrid.
Cuáles serán tus funciones?
El / la Office Manager será responsable de garantizar el buen funcionamiento administrativo de la oficina, prestando soporte a diversas áreas de la empresa. El puesto abarca desde la gestión de facturación y la coordinación de viajes, hasta la atención de llamadas y visitas, garantizando siempre un ambiente organizado y eficiente.
* Facturación y soporte administrativo :
Gestión de la facturación a finales de mes, incluyendo la introducción de facturas en el sistema de gestión, para las siguientes áreas :
Mensajería local y nacional.
* Agencia de viajes y conciliación tarjeta Dinners.
* Telefonía móvil (envío de facturas a las diferentes clínicas).
* Asegurar que las facturas estén correctamente procesadas y registradas dentro de los plazos establecidos.
* Gestión de viajes corporativos :
Coordinar la organización de viajes nacionales e internacionales (vuelos, trenes, hoteles, coches de alquiler) utilizando las herramientas de Viajes El Corte Inglés y BCD Travel .
* Buscar alternativas de bajo costo para viajes internacionales, contactando directamente con hoteles y compañías aéreas para obtener tarifas más competitivas.
* Seguro médico y tramitación de bajas :
Gestionar las bajas mensuales en el seguro médico de empleados y tramitar las correspondientes facturas.
* Gestión de mensajería :
Supervisar y gestionar la mensajería local (a través de correo electrónico y teléfono).
* Gestionar la mensajería nacional a clínicas mediante herramienta específica.
* Asegurar que todas las gestiones de mensajería sean eficientes y puntuales.
* Tramitación de líneas móviles :
Realizar el seguimiento del gasto de las líneas móviles de la empresa.
* Solicitar nuevos terminales móviles, gestionar altas y bajas de líneas, y realizar actualizaciones en los usuarios de terminales.
* Realizar el seguimiento y entrega de nuevos terminales móviles a los empleados.
* Gestión de material de oficina y suministros :
Solicitar y gestionar el material de oficina, papelería, alimentación y artículos para la cocina, asegurando que siempre haya disponibilidad suficiente.
* Soporte administrativo a la oficina de Madrid :
Prestar soporte administrativo al personal de las oficinas de Madrid, que incluye :
Reparto de correspondencia interna.
* Envío de cartas de pago a bancos.
* Coordinación de envíos con mensajeros.
* Envíos de burofax y otros documentos importantes.
* Gestión de incidencias y mantenimiento de las instalaciones :
Mantener contacto con la propietaria del edificio para la gestión de incidencias, desperfectos o solicitudes de reparaciones y arreglos.
* Atención al cliente y gestión de la recepción :
Recibir y atender las visitas de manera profesional y cordial.
* Atender las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a los departamentos correspondientes.
* Jornada parcial (5-6 horas / día)
Qué requisitos debes cumplir?
* Experiencia previa como Office Manager
* Buen nivel de inglés (escrito y hablado)
* Experiencia tratando con equipos directivos
* Conocimiento de herramientas de facturación y gestión de viajes y mensajería
* Manejo del paquete Microsoft Office
* Capacidad de comunicación tanto con clientes internos como externos
* Capacidad de gestión de varias tareas simultáneamente, con atención al detalle y eficiencia
* Capacidad para tomar la iniciativa y resolver incidencias de forma autónoma
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