EXECUTIVE ASSISTANT La siguiente información tiene como objetivo proporcionar a los posibles candidatos una mejor comprensión de los requisitos para este puesto.
Desde Paul Marlex estamos colaborando con un reconocido despacho de abogados, que actualmente se encuentra en búsqueda de una Secretaria de Dirección para dar soporte directo a varios socios y sus equipos.
¿Dar soporte integral a 3 socios (áreas Mercantil, Litigación y TMT), asegurando el correcto funcionamiento administrativo, organizativo y operativo del día a día.
* Organización de viajes (búsqueda, reservas, coordinación logística)
* Soporte en procesos de facturación y seguimiento de cobros
* Preparación, formateo y revisión de documentación en Word (plantillas de despacho)
* Manejo de Excel (tablas dinámicas, control de datos, soporte administrativo)
* Gestión de bases de datos y actualización de contactos
* Envío de documentación (DocuSign, burofax, correo certificado, escaneo)
* Organización y preparación de reuniones, congresos y eventos (nacionales e internacionales)
* Control de notas de gastos e imputación a clientes
* Envío de recordatorios de cobro a clientes (follow-up)
* Coordinación con equipos internos y soporte transversal a abogados un sistema de gestión de stock e inventario.
¿Contrato indefinido
• Horario: De lunes a jueves: 9h – 14h y 14.30h – 18h
Viernes: de 9:30h – 14:30h (guardias puntuales un viernes cada 5 semanas)
Modalidad híbrida (1 viernes de teletrabajo cada 2)
* Pertenecer a una empresa consolidada líder en su sector
* Formación en Secretariado de Dirección, Administración o similar
* Experiencia mínima de 4 años en posiciones similares, preferiblemente en despachos profesionales
* Nivel alto de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). xohynlm Imprescindible.
* Nivel de inglés y catalán alto (imprescindible)
* Se valorará conocimiento de alemán
* Persona altamente organizada, resolutiva y con atención al detalle
* Perfil colaborativo, con fuerte orientación al trabajo en equipo
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