En DIAVERUM SERVICIOS RENALES, multinacional en la prestación de servicios de diálisis, con 47 centros en España y más de 1.200 empleados, buscamos incorporar un / a OFFICE MANAGER para nuestras oficinas centrales de Madrid.
El / la Office Manager será responsable de garantizar el buen funcionamiento administrativo de la oficina, prestando soporte a diversas áreas de la empresa. El puesto abarca desde la gestión de facturación y la coordinación de viajes, hasta la atención de llamadas y visitas, garantizando siempre un ambiente organizado y eficiente.
Facturación y soporte administrativo :
Gestión de la facturación a finales de mes, incluyendo la introducción de facturas en el sistema de gestión, para las siguientes áreas :
Mensajería local y nacional.
Agencia de viajes y conciliación tarjeta Dinners.
Telefonía móvil (envío de facturas a las diferentes clínicas).
Coordinar la organización de viajes nacionales e internacionales (vuelos, trenes, hoteles, coches de alquiler) utilizando las herramientas de Viajes El Corte Inglés y BCD Travel.
Buscar alternativas de bajo costo para viajes internacionales, contactando directamente con hoteles y compañías aéreas para obtener tarifas más competitivas.
Supervisar y gestionar la mensajería local (a través de correo electrónico y teléfono).
Asegurar que todas las gestiones de mensajería sean eficientes y puntuales.
Realizar el seguimiento del gasto de las líneas móviles de la empresa.
Solicitar nuevos terminales móviles, gestionar altas y bajas de líneas, y realizar actualizaciones en los usuarios de terminales.
Realizar el seguimiento y entrega de nuevos terminales móviles a los empleados.
Gestión de material de oficina y suministros :
Solicitar y gestionar el material de oficina, papelería, alimentación y artículos para la cocina, asegurando que siempre haya disponibilidad suficiente.
Soporte administrativo a la oficina de Madrid :
Prestar soporte administrativo al personal de las oficinas de Madrid, que incluye :
Reparto de correspondencia interna.
Coordinación de envíos con mensajeros.
Envíos de burofax y otros documentos importantes.
Gestión de incidencias y mantenimiento de las instalaciones :
Mantener contacto con la propietaria del edificio para la gestión de incidencias, desperfectos o solicitudes de reparaciones y arreglos.
Atención al cliente y gestión de la recepción :
Jornada parcial (5-6 horas / día)
Experiencia previa como Office Manager
Buen nivel de inglés (escrito y hablado)
Experiencia tratando con equipos directivos
Conocimiento de herramientas de facturación y gestión de viajes y mensajería
Manejo del paquete Microsoft Office
Capacidad de comunicación tanto con clientes internos como externos
Capacidad de gestión de varias tareas simultáneamente, con atención al detalle y eficiencia
Capacidad para tomar la iniciativa y resolver incidencias de forma autónoma
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* Madrid, Area Metropolitana (comarca), España
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Office - Madrid, Comunidad de Madrid, España
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