El Project Manager desempeña un papel fundamental en la planificación y ejecución de eventos en el Centro de convenciones, Parques, Hoteles y otros espacios en PortAventura World. Este rol implica la gestión de las operaciones y recursos necesarios para garantizar que los eventos se lleven a cabo de manera eficiente, cumpliendo con los estándares de calidad y satisfaciendo las necesidades de los clientes. Funciones de desarrollo de proyectos.
* Interacción con Clientes: Mantener una comunicación constante para garantizar la satisfacción de los clientes.
* Hacer las pertinentes visitas de prospección con el cliente.
* Coordinar la logística desde la fase de planificación hasta la ejecución de los eventos.
* Gestionar los recursos necesarios para los eventos. Supervisar la logística de la preparación, configuración y desmontaje de los espacios.
* Supervisión del Centro de Convenciones y de los servicios contratados, internos y externos, para asegurar el correcto funcionamiento y máxima calidad del servicio: limpieza, mantenimiento, AV, seguridad, traslados, azafatas, señalética.
* Ser la persona de referencia del cliente con los departamentos implicados del resort durante la preparación del evento y la operativa.
* Gestión y preparación de los servicios y necesidades, con proveedores internos y externos.
* Controlar el cumplimiento del presupuesto de cada uno de los Eventos asignados a su responsabilidad. Control de pagos, facturación, costes, comisiones…
* Control de Calidad: Asegurarse de que los eventos cumplan con los estándares de calidad.
* Actuar como punto de referencia y de apoyo para los demás miembros del equipo con la supervisión del responsable.
* Reporte de incidencias durante los eventos y mejora de procedimientos de trabajo bajo supervisión del Responsable.
* Coordinación de todos los departamentos implicados (así como proveedores externos), mediante mails, llamadas o incluso visitas a las unidades del resort afectadas por el evento o servicio.
* Solución de incidencias con los departamentos para la correcta evolución del evento.
* Análisis del proyecto técnico juntamente con el Responsable del Departamento, para posterior coordinación con el servicio de Prevención.
* Momentus: actualizar las órdenes, según las necesidades del cliente (servicios con IVA, sin IVA, IVA intracomunitario, varios pagadores…).
* Creación de una agenda que incluya todos los servicios, horarios y particularidades, y enviarla a todas aquellas personas que intervengan en el evento (desde las unidades que intervienen, hasta los DOD de la compañía), para que a través de ella tengan las instrucciones precisas para ejecutar el evento.
* Cierre del evento.
* Elaboración de informe final, detallando las incidencias del evento.
* Incluir en la carpeta del evento, todos aquellos documentos relevantes o considerados con importancia, para una posible consulta posterior del evento.
* Facilitar todos los datos necesarios para la encuesta post evento.
* Ofrecimiento de otros servicios (Upselling), complementando al evento todos aquellos servicios adicionales, a los básicos que ha vendido el Departamento comercial.
Funciones referentes a la operativa.
* Observar el comportamiento del equipo en general y detectar posibles desviaciones. Reporte directo con el/la Responsable.
* Supervisión del Centro de Convenciones y de los servicios contratados, internos y externos, para asegurar el correcto funcionamiento y máxima calidad del servicio: limpieza, mantenimiento, AV, seguridad, traslados, azafatas, señalética.
* Tener actualizado o controlado en todo momento los servicios o necesidades imprevistas del evento, para posterior introducción en el presupuesto (tanto en Excel como en Momentus).
* Estar in situ durante la ejecución del evento.
* Lidiar con los posibles imprevistos lógicos que surgen durante el evento.
* Operar eventos de otros productores, sea por volumen o por necesidades horarias.
Funciones de gestión económica.
* Analizar las rentabilidades de los eventos.
* Controlar el cumplimiento del presupuesto de cada uno de los Eventos asignados a su responsabilidad.
* Detectar desviaciones de presupuesto e informar al Cliente.
* Control de pagos. Control de pago de los eventos y posibles reclamaciones (impagados).
* Gestión de las comisiones (agencias).
* Facturación por Momentus de todo el evento. Control de costes y cierre Momentus.
* Control de costes del evento.
* Seguimiento con Compras del posterior pago de los servicios contratados a proveedores y comisiones a agencias.
* Seguir las premisas incluidas en el contrato firmado por ambas partes, tanto a nivel servicios contratados, como posibles cancelaciones y penalizaciones, informando en todo momento al cliente, del estado y periodos de penalización.
Funciones de gestión de equipos.
* Seguimiento, control y formación de nuevas incorporaciones, tanto en la operativa interna del Departamento, como en las herramientas destinadas al desempeño de las funciones de los productores.
* Coordinar y apoyar al equipo de producción.
* Detectar carencias en el equipo y ser capaz de aportar ideas de mejora al Responsable del Departamento.
* Liderar eventos importantes para la compañía, sabiendo coordinar en equipo y delegar funciones, para el buen funcionamiento de la operativa.
* Coordinar y solucionar cualquier problemática a nivel operativo cuando no esté el/la Responsable del Departamento.
Responsabilidad medioambiental.
* Velar por el cumplimiento de la normativa de Seguridad y Salud y proponer mejoras de actuación en este ámbito.
* Velar por el cumplimiento de la normativa legal aplicable a la Compañía.
* Velar y promover una mejora del impacto ambiental de la Compañía impulsando buenas prácticas medioambientales.
* Velar y promover iniciativas que mejoren el bienestar de los empleados y mejoren la experiencia de nuestros clientes.
* Transmitir los valores y el propósito de la compañía.
Requisitos: Formación:
Necesaria:
* Estudios Medios / Superiores ADE de Empresariales, Organización de eventos, Turismo, AAVV, Publicidad y relaciones públicas Marketing.
Valorable:
* Conocimiento específico del ámbito de producción y operativa de eventos.
* Imprescindible inglés, hablado y escrito nivel alto.
* Otros idiomas.
* Conocimientos de informática, se valorará conocimientos del sistema MOMENTUS
* Carné de conducir.
* Capacidad para trabajar bajo presión y resolver problemas de manera eficiente.
* Conocimientos de operativa interna de la Compañía
Experiencia:
Necesaria:
* Aportar una experiencia de mínimo 1 año desarrollando funciones y responsabilidades similares.
Se ofrece:
Si te gusta la emoción, eres entusiasta, dinámico/a y sientes pasión por el cliente, súmate a nuestro equipo. Te ofrecemos la posibilidad de crecer y desarrollarte profesionalmente en una empresa líder en el sector turístico, con 3 parques, 10 hoteles y un centro de convenciones. Un proyecto comprometido desde el punto de vista social, medioambiental y de buen gobierno. Por ello, impulsamos programas de salud, beneficios y formación para nuestro equipo y tenemos un firme compromiso con la diversidad, la equidad y la inclusión.
Puedes visualizar en el siguiente enlace cuál es el dia a dia en nuestro Centro de Convenciones: https://www.youtube.com/watch?v=QXmbydJz7Vw
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