Buscamos un/a Recepcionista con conocimientos y experiencia en facturación para un despacho en Bilbao.
Nuestro cliente es un reconocido despacho ubicado en Bilbao.
Descripción de la oferta
Objetivo del puesto
Garantizar una atención presencial y telefónica sobresaliente para clientes y visitantes del despacho, al mismo tiempo que se gestiona de forma rigurosa y ordenada el proceso de facturación, archivo documental y tareas administrativas clave para el funcionamiento del bufete.
Funciones principales
1. Atención al cliente y recepción
- Atención presencial a clientes, proveedores y visitas, garantizando una experiencia profesional y discreta.
- Gestión de llamadas y centralita: filtro, derivación y registro de mensajes.
- Coordinación de salas de reuniones: reservas, disponibilidad, preparación y mantenimiento del orden.
- Recepción, clasificación y distribución de correspondencia y mensajería.
- Gestión de facturación
- Recopilación de información de los abogados para la elaboración de facturas.
- Emisión de facturas mensuales y puntuales (casos especiales, provisiones de fondos, honorarios pactados).
- Seguimiento y control de cobros, registro de pagos y envío de recordatorios o comunicaciones básicas a clientes.
- Archivo digital y físico de documentación contable y justificantes.
- Soporte en la preparación de informes de facturación para dirección o administración.
- Soporte administrativo general
- Gestión y actualización de bases de datos de clientes y expedientes.
- Apoyo en la preparación de contratos, escritos o documentación jurídica sencilla (sin contenido legal, sólo administrativo).
- Control y reposición de material de oficina y coordinación con proveedores.
- Organización y archivo de documentación física y digital según políticas del despacho.
- Coordinación interna
- Colaboración con el equipo jurídico para recopilar horas facturables, conceptos y estados de expedientes.
- Apoyo a Administración o Contabilidad en tareas puntuales relacionadas con cierres mensuales o auditorías.
Perfil del candidato
Formación
- Formación Profesional en Administración, Gestión Documental, Secretariado o similar.
- Se valorará formación complementaria en facturación o gestión administrativa.
Experiencia
- Experiencia previa de 1-3 años en recepción, administración o atención al cliente.
- Valorable experiencia en despachos de abogados, asesorías o entornos profesionales regulados.
Competencias personales
- Excelente presencia, trato amable y capacidad de comunicación.
- Organización, orden y atención al detalle (especialmente en facturación).
- Discreción y confidencialidad absoluta.
- Capacidad para gestionar múltiples tareas y priorizar.
- Proactividad y actitud colaborativa.
Herramientas
- Manejo de Office (especialmente Excel y Outlook).
- Se valorará experiencia en software de gestión de despachos y SAGE (Aranzadi, LexNet, Clio)
Oferta de empleo
- Contrato indefinido en el sector de servicios profesionales.
- Ambiente laboral profesional y colaborativo.
- Oportunidades de crecimiento dentro del departamento de Contabilidad
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