Requisitos
Certificado Superior en Administración de Oficinas (Formación Cualificado Administrativo de Grado Medio)
- Al menos 2 años de experiência como gerente de oficina, administrativo o asistente
- Hablantes, lectores y escritores avanzados de inglés y español (contacto diario con la oficina central en Londres)
- Excelentes habilidades informáticas, incluido el dominio de MSWord, Excel, Outlook y PowerPoint.
- Capaz de aprender rápidamente nuevas herramientas y tecnologías, ser adaptable al cambio
- Fuertes habilidades organizativas y la capacidad de planificar y gestionar muchos proyectos simultáneamente.
- Excelente comunicación y habilidades interpersonales y ser un jugador de equipo.
- Atención a los detalles y sólidas habilidades para resolver problemas
Descripción
Synergie TT ETT selecciona a una persona para realizar las siguientes funciones:
Comprobación de los diarios del equipo y actualización diaria del equipo con las ubicaciones del personal
- Organizar reuniones internas y externas
- Reserva de habitaciones, restaurantes y conferencias telefónicas
- Preparar los gastos para el equipo y asegurarse de que toda la información sea correcta antes de enviarla al departamento de Finanzas
- Gestión y archivo de facturas (proveedores)
- Archivo y organización de documentos cuando sea necesario
- Cubrir la recepción y cubrir al resto del personal durante la ausencia
- Atender las consultas telefónicas y por correo electrónico de forma cortés y eficiente.
- Enlace con los propietarios de oficinas de Barcelona y Madrid (contratos, problemas con el edificio, Ayuntamiento
- Saludar y dirigir a los visitantes, incluida la organización de cualquier acceso de seguridad, según corresponda.
- Mantener existencias de papelería y realizar pedidos.
- Enlace con los proveedores de servicios, tales como electricidad, agua, internet, teléfono, limpieza) para las oficinas de Barcelona y Madrid para resolver posibles problemas del día a día
- Soporte informático (impresora, trituradora)
- Control de registro de tiempos de equipos (Timenet)
- Organización de viajes de equipo, hoteles y alquiler de coches para los equipos de Madrid y Barcelona
- Mantenimiento del stock de papelería y realización de pedidos para la oficina de Barcelona y Madrid
- Pedido de material de marca: Natalia para buscar proveedores y negociar precios - Pilar para apoyar en el Diseño
- Mantener bases de datos actualizadas
- Asumir la responsabilidad de los eventos internos (es decir, cena de Navidad, IMM celebrada en España, visitas internacionales)
Enlace con los proveedores de servicios, tales como electricidad, agua, internet, teléfono, limpieza) para las oficinas de Barcelona y Madrid para resolver posibles problemas del día a día
- Soporte informático (impresora, trituradora)
- Control de registro de tiempos de equipos (Timenet)
- Organización de viajes de equipo, hoteles y alquiler de coches para los equipos de Madrid y Barcelona
- Mantenimiento del stock de papelería y realización de pedidos para la oficina de Barcelona y Madrid
- Pedido de material de marca: Natalia para buscar proveedores y negociar precios - Pilar para apoyar en el Diseño
- Mantener bases de datos actualizadas
- Asumir la responsabilidad de los eventos internos (es decir, cena de Navidad, IMM celebrada en España, visitas internacionales)
- Empleo fiable
- Horario de 9.00-18.00
- Salario: 22.000€ brutos anuales
- Beneficios sociales.
- Incorporación inmediata
- Ubicación céntrica en Barcelona