Publicada el Publicado hace 22 hr horas
Misión del puesto
🌍 Sobre nosotros
En Virtual Desk impulsamos la transformación digital de grandes organizaciones mediante soluciones innovadoras basadas en inteligencia artificial y automatización de procesos. Combinamos tecnología, estrategia y ejecución para generar impacto real en negocio.
Somos un equipo dinámico, participativo y orientado a resultados, donde el aprendizaje continuo, la innovación y la excelencia forman parte de nuestro ADN.
Buscamos una persona con alta capacidad de organización, criterio documental y experiencia en contratación pública, subvenciones y trámites con administraciones. Su misión será asegurar que los expedientes públicos de la compañía se preparan, presentan y justifican en plazo, con trazabilidad, calidad documental y cumplimiento formal.
Es un rol administrativo especializado: no tendrá responsabilidad comercial, técnica ni económica, pero sí será la referencia interna para ordenar, coordinar y ejecutar la gestión documental de licitaciones, ayudas y trámites públicos.
🔧 Responsabilidades principales
- Gestionar administrativamente licitaciones públicas identificadas por Comercial o Dirección: apertura de expediente, revisión de pliegos administrativos, checklist documental, control de plazos y presentación electrónica.
- Preparar, revisar y presentar documentación administrativa en plataformas de contratación pública, sedes electrónicas y portales de ayudas, incluyendo anexos, certificados, declaraciones responsables, poderes, solvencia, garantías, justificantes y evidencias.
- Gestionar subsanaciones, aclaraciones, requerimientos, notificaciones oficiales y comunicaciones administrativas, asegurando registro, archivo y seguimiento de cada plazo.
- Dar soporte documental a subvenciones, ayudas públicas, fondos europeos y proyectos de I+D+i: solicitud, seguimiento, subsanación, justificación administrativa y participación en revisiones o auditorías.
- Mantener actualizado el repositorio documental corporativo: documentación societaria, fiscal, laboral y administrativa; certificados digitales; caducidades; plantillas; modelos; checklists y estructura de archivo.
- Coordinarse con Comercial, Producto, Delivery, Finanzas, Personas y asesores externos para recopilar documentación, hacer seguimiento de entregables, reportar estado de expedientes y escalar riesgos administrativos.
⚙️ Requisitos imprescindibles
- Experiencia mínima aproximada de 3 años en gestión administrativa de licitaciones públicas, contratación pública, subvenciones, ayudas o expedientes con administraciones.
- Experiencia revisando pliegos administrativos e identificando requisitos documentales, plazos, solvencia, certificados, garantías, declaraciones responsables y causas de exclusión.
- Manejo de plataformas de contratación pública, sedes electrónicas, notificaciones oficiales, certificados digitales y presentación electrónica de documentación.
- Experiencia en subsanaciones, requerimientos, justificaciones administrativas, control de vencimientos y archivo trazable de expedientes.
- Buen nivel de Excel y herramientas ofimáticas; capacidad para trabajar con plantillas, checklists, repositorios documentales y herramientas de seguimiento.
- Comunicación escrita clara, autonomía operativa, rigor, discreción y capacidad para coordinar a varias áreas bajo fechas límite.
⭐ Valorable
- Experiencia en empresas tecnológicas, software, SaaS, telecomunicaciones, consultoría tecnológica o servicios digitales.
- Experiencia en licitaciones de tecnología, software, soporte IT, mantenimiento tecnológico o proyectos de implantación.
- Conocimiento de acuerdos marco, sistemas dinámicos de adquisición, contratos basados y fondos europeos.
- Uso práctico de herramientas de IA para apoyo documental, extracción de requisitos, preparación de checklists o revisión formal, siempre con validación humana.
🌍 ¿Qué ofrecemos?
- Incorporación a un proyecto estable y de largo recorrido.
- Formar parte de un equipo altamente cualificado y en coordinación transversal con Comercial, Finanzas, Delivery y Dirección.
- Modalidad de trabajo híbrido/remoto.
- Plan de formación y desarrollo profesional.
- Buen ambiente de trabajo y posibilidad de crecimiento.
