Buscamos incorporar un/a Executive Assistant para dar soporte integral a un equipo directivo dentro de una organización de primer nivel. La persona seleccionada tendrá un papel clave en el buen funcionamiento del departamento, asegurando una gestión eficiente de las tareas administrativas, presupuestarias y de coordinación interna.
Responsabilidades principales:
* Soporte al equipo directivo : gestión de agendas, coordinación de prioridades y apoyo en la operativa diaria del departamento.
* Gestión administrativa y presupuestaria : seguimiento y control de presupuestos del área, tramitación de órdenes de compra, gestión de facturas, incidencias y coordinación con proveedores externos.
* Coordinación de eventos y congresos : organización y registro de la participación del equipo en congresos, reuniones y eventos profesionales.
* Logística de reuniones : planificación y soporte logístico de reuniones internas presenciales y apoyo en encuentros externos.
* Onboarding de nuevas incorporaciones : coordinación de accesos, permisos y equipamiento para nuevas personas que se incorporen al equipo.
* Soporte a áreas funcionales : actualización de plataformas corporativas, reporting interno y seguimiento de información clave.
* Gestión de aprobaciones y documentación : seguimiento de flujos de validación de materiales y publicaciones en herramientas internas.
* Elaboración de materiales : apoyo en la preparación de presentaciones, informes, resúmenes técnicos y comunicaciones internas.
* Mejora de procesos : identificación proactiva de oportunidades para optimizar la gestión administrativa y ganar eficiencia en el día a día.
Perfil requerido:
* Excelentes capacidades organizativas y de gestión del tiempo.
* Alta capacidad de trabajo, con habilidad para priorizar tareas en entornos dinámicos.
* Atención al detalle y rigor en la gestión administrativa y presupuestaria.
* Buenas habilidades de comunicación y trabajo en equipo.
* Capacidad para interactuar con diferentes áreas y niveles de responsabilidad.
* Manejo fluido de herramientas ofimáticas (Microsoft Office u otras similares).
* Discreción, confidencialidad y profesionalidad en el tratamiento de información sensible.
* Actitud proactiva, orientada a la mejora continua y a la excelencia operativa.
* Interés y facilidad para utilizar nuevas tecnologías y herramientas digitales, incluyendo soluciones basadas en IA.
Experiencia y formación:
* Experiencia previa en posiciones de asistencia o soporte administrativo a equipos directivos o varios responsables.
* Valorable experiencia en gestión de presupuestos y coordinación de eventos.
* Nivel alto de inglés, tanto oral como escrito.
Esta posición ofrece la oportunidad de formar parte de un entorno exigente y profesional, con un rol clave en la organización y soporte del área.