Ayuda a toda la agencia a cumplir su misión y contribuye a la satisfacción del cliente.
Principales actividades
Secretaría y organización de la agencia
* Recepción y atención a clientes y proveedores en persona, por teléfono y/o por correo electrónico.
* Asiste al Director o a la Directora de agencia en la gestión de los recursos humanos.
* Ayuda al equipo a comunicar información y organiza actividades
* Registra todos los datos al programa informático de gestión y apunta alertas en caso de anomalías
* Realiza pedidos de suministros y equipos para la agencia.
Gestión administrativa y vida del contrato
* Emisión de presupuestos, contratos y modificaciones de acuerdo con las instrucciones recibidas y preparación de los documentos del cliente.
* Registro, seguimiento y facturación de los siniestros en colaboración con las compañías de seguros y/o el departamento de siniestros/seguros de la sede central (en función del siniestro, TSM o SAT).
* Seguimiento de los cobros de los clientes en caso de impago.
* Gestiona las solicitudes de alquiler o de servicio (averías, mantenimiento) y transmite la información a través del software.
* Realiza los cobros
* Comprueba mensualmente las cajas de la agencia para su validación por la OR.
* Prepara las facturas de los servicios / Clasifica las facturas según las fechas de vencimiento
* Comunica los siniestros de vehículos al departamento de siniestros.
* Procesa las operaciones administrativas relativas a la gestión comercial del centro al que está adscrito.
Gestiona los movimientos de vehículos
* Realiza las tareas operativas requeridas por la agencia (parte de estado del vehículo o RIV, movimientos, etc.)