Office Manager
**Ubicación**:Madrid, ES, 28036
**Fecha**:10 jun 2025
**Turno**:Permanente
**Tipo de Trabalho**:Presencial
- En **DIAVERUM SERVICIOS RENALES**, multinacional en la prestación de servicios de diálisis, con 47 centros en España y más de 1.200 empleados, buscamos incorporar un/a **OFFICE MANAGER** para nuestras oficinas centrales de Madrid.
**¿Cuáles serán tus funciones?**
- El/la Office Manager será responsable de garantizar el buen funcionamiento administrativo de la oficina, prestando soporte a diversas áreas de la empresa. El puesto abarca desde la gestión de facturación y la coordinación de viajes, hasta la atención de llamadas y visitas, garantizando siempre un ambiente organizado y productivo.
- **Facturación y soporte administrativo**:
- Gestión de la facturación a finales de mes, incluyendo la introducción de facturas en el sistema de gestión, para las siguientes áreas:
- Mensajería local y nacional.
- Protegido médico
- Agencia de viajes y conciliación tarjeta Dinners.
- Telefonía móvil (envío de facturas a las diferentes clínicas).
- Asegurar que las facturas estén correctamente procesadas y registradas dentro de los plazos establecidos.
- **Gestión de viajes corporativos**:
- Coordinar la organización de viajes nacionales e internacionales (vuelos, trenes, hoteles, coches de alquiler) utilizando las herramientas de **Viajes El Corte Inglés** y **BCD Travel**.
- Buscar alternativas de bajo costo para viajes internacionales, contactando directamente con hoteles y compañías aéreas para obtener tarifas más competitivas.
- **Seguro médico y tramitación de bajas**:
- Gestionar las bajas mensuales en el seguro médico de empleados y tramitar las correspondientes facturas.
- **Gestión de mensajería**:
- Supervisar y gestionar la mensajería local (a través de correo electrónico y teléfono).
- Gestionar la mensajería nacional a clínicas mediante herramienta específica.
- Asegurar que todas las gestiones de mensajería sean eficientes y puntuales.
- **Tramitación de líneas móviles**:
- Realizar el seguimiento del gasto de las líneas móviles de la empresa.
- Solicitar nuevos terminales móviles, gestionar altas y bajas de líneas, y realizar actualizaciones en los usuarios de terminales.
- Realizar el seguimiento y entrega de nuevos terminales móviles a los empleados.
- **Gestión de material de oficina y suministros**:
- Solicitar y gestionar el material de oficina, papelería, alimentación y artículos para la cocina, asegurando que siempre haya disponibilidad suficiente.
- **Soporte administrativo a la oficina de Madrid**:
- Prestar soporte administrativo al personal de las oficinas de Madrid, que incluye:
- Reparto de correspondencia interna.
- Envío de cartas de pago a bancos.
- Coordinación de envíos con mensajeros.
- Envíos de burofax y otros documentos importantes.
- **Gestión de incidencias y mantenimiento de las instalaciones**:
- Mantener contacto con la propietaria del edificio para la gestión de incidencias, desperfectos o solicitudes de reparaciones y arreglos.
- **Atención al cliente y gestión de la recepción**:
- Recibir y atender las visitas de manera profesional y cordial.
- Atender las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a los departamentos correspondientes.
**¿Qué te ofrecemos?**
- Contrato indefinido
- Jornada parcial (5-6 horas/día)
- Horario de mañana
- Seguro médico privado
**¿Qué requisitos debes cumplir?**
- Formación en administración, secretariado o similar
- Experiência previa como Office Manager
- Buen nível de inglés (escrito y hablado)
- Experiência tratando con equipos directivos
- Conocimiento de herramientas de facturación y gestión de viajes y mensajería
- Manejo del paquete Microsoft Office
- Capacidad de comunicación tanto con clientes internos como externos
- Capacidad de gestión de varias tareas simultáneamente, con atención al detalle y eficiencia
- Capacidad para tomar la iniciativa y resolver incidencias de forma autónoma
- Si te gusta lo que has leído, no lo dudes más, **¡inscríbete!