SobreAbbott
Abbottes un líder mundial en atención médica, impulsando la innovación para mejorar la salud de las personas. Siempre estamos mirando hacia el futuro,anticipandocambios en la ciencia y la tecnología médica.
Trabaja enAbbott
EnAbbott, puede hacer un trabajo que importa y ayudar a las personas a vivir una vida más plena y saludable, hacer crecer su carrera y aprender, ser su verdadero yo. Para ello, tendrás acceso a:
* Desarrollo profesional con una empresa internacional donde podrás hacer crecer la carrera que sueñas.
* Una compañía reconocida como un gran lugar para trabajar en docenas de países de todo el mundo y nombrada una de las compañías más admiradas del mundo por Fortune.
* Una empresa que es reconocida como una de las mejores grandes empresas para trabajar, así como un mejor lugar para trabajar para la diversidad, las madres trabajadoras, las ejecutivas y los científicos.
* Una posición desafiante en una industria independiente de crisis de rápido crecimiento.
Posición: Executive Assistant - Core Diagnostic (Madrid)
1. Objetivo Principal del Puesto
* Proporcionar apoyo administrativo al Affiliate Manager Representative / Core Diagnostics GM.
2. Responsabilidades Principales:
* Controlar y gestionar las agendas de los Managers.
o Organizar, actualizar y mantener las reuniones recurrentes:
+ Reuniones semanales del equipo,
+ Comités mensuales (ampliados, reducidos),
+ Revisiones trimestrales del negocio (QBR),
+ Revisiones IBP / reuniones de revisión Iberia.
* Redactar y distribuir las actas de las reuniones BAC y comités mensuales.
* Gestionar reservas de viajes y alojamiento para reuniones de negocio y visitas a clientes.
* Dar soporte a la dirección en el control de gastos de los Managers y las fechas de entrega de informes regulares.
* Organizar otras reuniones internas, proporcionando un servicio eficiente y de calidad a la dirección y asegurando que el material e información requerida esté disponible a tiempo y con altos estándares de calidad.
* Recibir, clasificar y distribuir información a otros departamentos.
* Gestionar las llamadas telefónicas hacia/desde el departamento y tomar iniciativas cuando sea necesario.
* Solicitar la información relevante para comprender los problemas, ofrecer el mejor soporte y trasladar mensajes, asegurando un adecuado intercambio de información entre las partes.
* Ser responsable de las órdenes de compra, pagos y seguimiento relacionados con los servicios de proveedores del GM o GA, manteniendo actualizada la base de proveedores cuando sea necesario.
* Redactar contratos para servicios de proveedores siguiendo las plantillas de Abbott y asegurando que todos los documentos cumplan con las políticas de compras y legales.
* Redactar, mecanografiar y revisar documentos utilizando las herramientas informáticas adecuadas. Traducir documentos/información hacia/desde el inglés cuando sea necesario. Dar soporte y preparar todos los paquetes de presentaciones. Debe colaborar de forma efectiva con otros compañeros y garantizar un buen flujo de información en toda la organización.
* Ser responsable de registrar los patrocinios en el sistema según las políticas de compliance, redactar los contratos con proveedores y realizar el seguimiento de pagos, tanto para Abbott Laboratories como para la Fundación Abbott.
* Coordinar reuniones para la Fundación Abbott, mantener monitorizadas y archivadas las escrituras registradas de la fundación, y realizar el seguimiento de pagos de los servicios administrativos de la fundación.
3. Educación
* Estudios Universitarios en Administración/Secretariado de dirección.
4. Experiencia / Perfil
* Experiencia en roles similares.
* Dominio fluido de español e inglés (C1), con capacidad para comunicarse efectivamente sobre asuntos de negocio.
* Dominio de herramientas informáticas: procesadores de texto, bases de datos, software de gráficos/presentaciones y hojas de cálculo.
* Conocimiento de proveedores y mantenimiento de una base de datos detallada.
* Capacidad para trabajar de forma independiente, tomando iniciativas, pero con orientación al trabajo en equipo.
* Seguridad en sí mismo/a y serenidad en situaciones de estrés o de mayor carga de trabajo.
* Coordinación de eventos y viajes (Grandes volúmenes de personas)
5. Impacto del Puesto
* Garantizar una asistencia adecuada, manteniendo siempre la discreción y la confidencialidad.
* Tomar iniciativas.
* Trabajar de forma eficiente en tareas telefónicas y administrativas.
* Identificar urgencias y buscar soluciones rápidas y efectivas.
* Analizar información/datos y asegurarse de que se transfieran al destinatario adecuado.
* Mantener apertura para enfrentar nuevos desafíos en el entorno laboral.
* Fomentar la acción, la obtención de respuestas y la puesta en marcha de proyectos/actividades.
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