Overview
En Intracon somos un grupo ágil de empresas especializadas en Marketing & Sales, consultoría de Recursos Humanos y Eventos Corporativos.
Nuestro equipo se caracteriza por ser innovador, influyente, valiente, analítico e ingenioso, y trabajamos cada día con un enfoque práctico, creativo y orientado al impacto.
Buscamos un/a Executive Assistant para dar soporte directo a nuestra CEO, en un rol clave para la eficiencia, organización y foco del equipo directivo. Trabajarás de forma muy cercana con la CEO y el Chief of Staff, en un entorno dinámico, exigente y de alto impacto.
Tu misión
Serás responsable de asegurar que la agenda, la comunicación y la operativa diaria de la CEO fluyan con claridad, prioridad y excelencia, anticipándote a necesidades y resolviendo con autonomía.
Sobre el Rol
- Dedicación: media jornada
- Modelo de trabajo híbrido
- Gestión integral de la agenda diaria de la CEO (bloques, buffers, reprogramaciones).
- Aplicación de criterios de priorización definidos junto a CEO/CoS.
- Coordinación completa de reuniones: asistentes, links, salas, zonas horarias y logística.
- Preparación de packs de reunión (contexto, documentación y objetivos).
- Redacción y envío de emails operativos (confirmaciones, seguimientos, coordinación).
- Triage del inbox: clasificar, priorizar, proponer borradores y mantener orden.
- Gestión end-to-end de viajes (vuelos, hoteles, traslados, agendas e imprevistos).
- Control de gastos: recibos, notas de gasto, facturas, aprobaciones y proveedores.
- Mantenimiento de una tabla de stakeholders (contactos, contexto y últimos touchpoints).
- Preparación de recordatorios y notas previas a reuniones clave.
- Seguimiento de acciones operativas simples y recurrentes.
- Coordinación de reuniones recurrentes (1:1s, comités, externos) y su cadencia.
- Gestión documental: carpetas, versionado, plantillas y criterios de naming.
- Coordinación logística de eventos y visitas (catering, materiales, acreditaciones).
- Preparación del run of show de reuniones largas (timings, breaks, speakers).
- Resolución autónoma de incidencias logísticas sin escalar innecesariamente.
- Cuidado de la experiencia con interlocutores externos (hospitality, puntualidad, seguimiento).
- Detección de fricciones operativas recurrentes y elevación de mejoras al CoS.
- Experiencia previa como Executive Assistant / Personal Assistant en entornos exigentes.
- Alta capacidad de organización, priorización y anticipación.
- Excelente comunicación escrita y verbal.
- Autonomía, discreción y orientación a servicio.
- Comodidad gestionando múltiples stakeholders y contextos cambiantes.
- Nivel alto de confidencialidad y atención al detalle.
- Rol estratégico con alta exposición al equipo directivo.
- Entorno dinámico y en crecimiento.
- Posibilidad real de impacto en la operativa del negocio.
- Modalidad híbrida.