Descripción de la posición
Buscamos una persona en prácticas para incorporarse al equipo de hospitality y atención al cliente, colaborando en la gestión operativa de reservas, confirmaciones, invitaciones, atención al cliente y seguimiento logístico de eventos.
La persona seleccionada participará en la coordinación diaria de actividades relacionadas con eventos corporativos, experiencias para clientes, alojamientos, transportes, restauración y servicios adicionales, aprendiendo de forma práctica cómo se organiza y ejecuta un evento desde la fase previa hasta el cierre posterior.
Es una oportunidad ideal para una persona organizada, resolutiva, con buenas habilidades de comunicación y ganas de aprender en un entorno dinámico, donde la atención al detalle y la capacidad de reacción son fundamentales.
Formación requerida
Estudiante de grado, máster o formación cualificado vinculada a alguna de las siguientes áreas:
- Protocolo y organización de eventos.
- Turismo.
- Marketing y comunicación.
- Administración y gestión.
- Relaciones públicas.
- Hospitality o atención al cliente.
Será necesario poder formalizar un convenio de prácticas con centro educativo, universidad o escuela de formación. Experiencia adquirida en compañías o posiciones anteriores deseable
No es imprescindible experiencia previa, aunque se valorará positivamente haber participado en actividades relacionadas con:
- Organización de eventos.
- Atención al cliente.
- Gestión de reservas.
- Contacto con proveedores.
- Tareas administrativas o de coordinación.
- Uso de herramientas ofimáticas, especialmente Excel, Word, PowerPoint y Teams.
Responsabilidades Gestión de reservas y confirmaciones
- Colaborar en la gestión de reservas para eventos, alojamiento, restauración, transporte y otros servicios asociados.
- Contactar con proveedores como hoteles, restaurantes, transportistas u otros colaboradores externos para confirmar reservas y detalles logísticos.
- Revisar que toda la información esté correctamente registrada y actualizada.
- Mantener al día las bases de datos de invitados, asistentes, proveedores y servicios contratados.
- Apoyar en la coordinación de horarios, ubicaciones, necesidades especiales y documentación relacionada con cada evento.
Atención al cliente y gestión de invitaciones
- Contactar con clientes, invitados o asistentes para confirmar su participación.
- Enviar invitaciones, recordatorios y comunicaciones relacionadas con la asistencia.
- Resolver dudas básicas sobre horarios, ubicaciones, acreditaciones, logística o cualquier detalle necesario para facilitar la experiencia del asistente.
- Apoyar la comunicación antes, durante y después del evento, asegurando un trato cercano, profesional y orientado al servicio.
- Registrar respuestas, confirmaciones, cambios o necesidades específicas de los asistentes.
Gestión de incidencias y cambios
- Colaborar en la resolución de incidencias operativas.
- Gestionar modificaciones de última hora en reservas, listados de asistentes o necesidades logísticas.
- Escalar al equipo responsable aquellas incidencias que requieran validación o toma de decisiones.
- Proponer soluciones ágiles ante imprevistos, manteniendo siempre una actitud positiva y orientada al cliente.
Coordinación con equipo y proveedores
- Trabajar de forma coordinada con el equipo de hospitality y otros departamentos implicados.
- Apoyar el seguimiento de proveedores externos para garantizar que los servicios se ejecutan correctamente.
- Participar en reuniones de coordinación y seguimiento, tanto presenciales como online.
- Ayudar en la preparación de documentación, listados, materiales o briefings necesarios.
Informes y documentación
- Documentar la información relevante de cada actividad: asistentes, cambios, incidencias, detalles logísticos y necesidades especiales.
- Apoyar en la elaboración de reportes internos.
- Mantener organizada la documentación asociada a cada proyecto.
- Colaborar en la recopilación de aprendizajes y mejoras para futuros eventos.
Aprendizaje y seguimiento de la formación
- Participar en sesiones de formación relacionadas con gestión de eventos, hospitality, atención al cliente y coordinación operativa.
- Realizar seguimiento de la formación en los días no presenciales a través de reuniones vía Teams.
- Aprender los procesos internos de organización, comunicación y ejecución de eventos.
- Desarrollar progresivamente autonomía en tareas de coordinación y gestión.
Objetivos de la posición
- Desarrollar habilidades de organización, comunicación, atención al cliente y resolución de incidencias.
- Apoyar al equipo en la correcta gestión de reservas, invitaciones, confirmaciones y documentación.
- Contribuir a que cada evento se ejecute con calidad, orden y una experiencia positiva para los asistentes.
- Adquirir experiencia real en hospitality, coordinación logística y relación con proveedores.
Competencias clave
- Organización y atención al detalle.
- Buena comunicación oral y escrita.
- Actitud proactiva y ganas de aprender.
- Capacidad de trabajo en equipo.
- Orientación al cliente.
- Resolución de problemas.
- Flexibilidad ante cambios de última hora.
- Manejo básico de herramientas digitales y ofimáticas.