GERENTE DE OPERACIONES
Estamos buscando activamente un Gerente de Operaciones con experiencia para apoyar el trabajo de Legados, supervisar presupuestos, gestionar relaciones con proveedores de servicios externos y ayudar a crecer a la organización. Usted reportará al Director de la organización y será responsable de gestionar los aspectos operativos de Legados. Este puesto requiere una amplia experiencia en gestión de operaciones para poder brindar apoyo en la toma de decisiones basado en diversos factores: gobernanza, control y monitoreo del presupuesto, progreso e impacto a lo largo del programa de trabajo, medición de impacto, gestión del equipo y relaciones con consultores/proveedores de servicios externos.
Responsabilidades:
1. Gestión administrativa y financiera
- Supervisar la contabilidad, la facturación, el flujo de caja y el seguimiento del presupuesto (en conjunto con el proveedor de servicios contables)
- Participar en la preparación y seguimiento de los presupuestos anuales
- Hacer seguimiento de los acuerdos de subvención y los compromisos contractuales con socios y financiadores
- Co-gestionar las relaciones con los principales financiadores de la asociación
- Preparar de contratos, revisiones legales y la documentación legal requerida
2. Recursos humanos y organización interna
- Contribuir a la incorporación y desarrollo de habilidades del equipo
- Implementar herramientas de RR. HH. (entrevistas, encuestas al equipo, política de trabajo remoto, etc.)
- Estructurar y facilitar procesos internos: reuniones, gestión de proyectos, informes
- Evaluaciones de desempeño y política de retroalimentación
- Gestionar los procesos de reclutamiento: elaborar descripciones de puestos con el equipo, publicar ofertas, realizar la selección de candidatos y organizar entrevistas y gestión de ofertas.
3.Desarrollo organizacional y estructuración de programas
- Mantener una visión holística del impacto colectivo del programa de trabajo.
- Monitorear, comparar y analizar métricas organizacionales (OKRs, análisis) para apoyar la toma de decisiones basada en datos y el gasto responsable.
- Actuar como soporte al pensamiento crítico del Director para la planificación operativa a largo plazo, el diseño organizacional y la gestión del cambio.
- Desarrollar y documentar herramientas internas, procedimientos y mejores prácticas.
- Participar en la gestión estratégica junto con la dirección.
- Liderar la mejora continua de los procedimientos operativos, controles internos y sistemas de gestión del conocimiento.
- Identificar, implementar y gestionar tecnologías, software y bases de datos para impulsar la eficiencia de los procesos.
4. Gobernanza
- Gestionar la logística para el personal, los miembros de la junta y los asesores cuando sea necesario.
- Apoyar a los equipos de auditoría externa e interna para evidenciar el cumplimiento de las políticas y otros requisitos de auditoría de la organización en su conjunto.
- Preparación y apoyo en reuniones de la junta y otras actividades corporativas internas.
- Evaluar, revisar e implementar políticas y procedimientos relacionados con la gobernanza corporativa, la gobernanza de subsidiarias y las operaciones legales.
- Apoyar la reestructuración de entidades legales y liderar la transición de la entidad de asociación a fundación.
- Desarrollar un plan operativo a largo plazo y monitorear y hacer cumplir comportamientos de gasto responsables.
- Realizar análisis y preparar y entregar informes regulares a la junta y la entidad para apoyar la toma de decisiones
- Contribuir a la planificación y estrategia de recaudación de fondos interna, seguimiento de gestión de subvenciones y mejora de procesos de cumplimiento.
- Fomentar una cultura organizacional positiva, eficiente y alineada con la misión a través de la innovación en procesos, infraestructura y políticas.
Que perfil buscamos
Estamos buscando un Gerente de Operaciones con altos estándares de rigor, interesado en temas ambientales y políticos, que sienta la necesidad de tener un impacto en la sociedad, con fuertes habilidades organizativas y deseo de involucrarse en el desarrollo de una asociación ambiciosa.
Experiencia profesional
- De 5 a 10 años de experiencia en gestión de proyectos, gestión de operaciones o roles similares (industria, B2B, ONG, etc.)
- Dominio de herramientas de gestión y seguimiento de tareas
- Sólido entendimiento de cuestiones administrativas, de recursos humanos y presupuestarias
- Experiencia en el trato con clientes, socios, financiadores y proveedores de servicios
- Capacidad para definir y supervisar planes y procesos basados en evidencia y datos
- Fluidez nativa en español y habilidades profesionales en inglés
- Capacidad para prosperar en una organización pequeña y en crecimiento con un resistente sentido de iniciativa.
- Conocimiento de la legislación española en materia de gestión de entidades del tercer sector
Porque Legados
Ofrecemos la oportunidad de formar parte de una aventura colectiva única, con el deseo de dejar un legado concreto e impactante a través de nuestro trabajo. Ofrecemos un buen equilibrio entre la vida laboral y personal y cierta libertad en la organización de tu trabajo diario.
Fecha de inicio ideal: diciembre de 2025
Modalidad de empleo: completamente remoto
Operations Manager – Legados – 2025
Position: Operations Manager
We are seeking an experienced Operations Manager to ensure the smooth running of Legados’ internal operations. You will report to the Director and play a key role in supporting the organisation’s growth by overseeing finance, HR, administration, compliance, and operational project delivery.
This role requires a strong background in operations and organisational management, with the ability to implement efficient systems, manage service providers, and ensure that the organisation’s internal processes are robust, scalable, and effective. This role's focus will be in …
Key Responsibilities
1. Finance and Administration
- Supervise accounting, invoicing, cash flow, and budget monitoring (in conjunction with the accounting service provider).
- Support the preparation and monitoring of annual and project budgets.
- Monitor grant agreements and contractual commitments with service providers and funders.
- Oversee contracts, legal documentation, and compliance processes.
2. Human Resources and Internal Organisation
- Coordinate recruitment processes, onboarding, and team development.
- Implement HR tools and policies (performance reviews, feedback processes, remote working policy, team surveys).
- Ensure smooth internal processes: meetings, reporting, workflows, documentation.
3. Operations & Delivery
- Develop and maintain operational tools, procedures, and best practices.
- Oversee relationships with external service providers and consultants.
- Ensure timely project delivery on internal and operational initiatives (schedules, logistics, closure).
- Track and report on key operational metrics and performance indicators.
4. Compliance and Governance Support
- Manage logistics for staff and board meetings.
- Support external and internal audits to ensure compliance with policies and procedures.
- Maintain organisational records and ensure legal and regulatory compliance.
5. Continuous Improvement
- Identify opportunities to streamline operations and improve efficiency.
- Lead implementation of new systems, tools, and processes.
- Ensure technology, databases, and operational infrastructure are effective and up to date.
About you
Experience
- 5–10 years’ experience in operations management, administration, or project delivery roles (NGOs, industry, B2B, or similar).
- Solid understanding of finance, HR, and compliance processes.
- Strong skills in workflow design, process implementation, and monitoring tools.
- Experience managing external service providers.
- Native-level fluency in Spanish and professional level in English.
- Ability to thrive in a small, agile organisation.
Background / Ideal Profiles
An ideal person for this role might currently be working in one of the following roles (or similar):
- Operations Manager / Operations Coordinator in a start-up, non-profit, NGO, or association.
- Office Manager or Business Manager with responsibility for finance, HR, and compliance.
Why Legados?
We offer the opportunity to be part of a unique collective adventure, leaving a concrete and impactful legacy through our work. You will join a committed team and enjoy a healthy work–life balance, with the freedom to shape and improve our organisational practices.