En Hays estamos buscando un/a Executive Assistant para una empresa del sector consumo masivo ubicada en Vizcaya.
Misión del Puesto
Dar soporte al Director general de la planta y/o al comité de Dirección en tareas Administrativas propias del rol y de Facility management. Asimismo, dar soporte en el ámbito de la comunicación interna.
Funciones principales
·Gestión de la administración diaria de la oficina y la agenda del equipo directivo.
·Desarrollar y mantener un proceso eficiente de documentación y archivo (electrónico y físico).
·Coordinación y organización de reservas, planificar itinerarios y actuar como anfitrión/a de los invitados oficiales del equipo directivo.
·Organizar los viajes necesarios del equipo directivo, obtención de permisos -visados de la dirección.
·Tramitar las solicitudes del equipo directivo así como los reembolsos de gastos.
·Interlocución con diferentes departamentos, mostrando gran capacidad de gestión y confidencialidad en el manejo de documentación e información sensible.
·Recopilación y obtención de datos de actividad periódicos y/o elaboración de informes o reportes para su revisión por el equipo directivo.
·Servir de enlace con los directivos y otros jefes funcionales (ELT) en caso necesario.
·Gestión de los Servicios generales o facilities (ej: logística e infraestructura general, proveedores de suministros, papelería, etc).
·Archivo de contratos de suministros.
·Dar soporte en la edición de documentos y/videos de la fábrica o planta.
¿Qué necesitas para ser la persona seleccionada?
·Formación: Grado Universitario; Grado medio o superior en Administración y gestión de empresas; Secretariado de dirección.
·Experiencia mínima de 3 años como Assistant.
·Experiencia profesional desarrollada en entornos dinámicos con un ritmo alto de trabajo (muy valorable si ha sido empresa multinacional)
·Nivel avanzado de Inglés o título C1. Valorable segundo idioma.
·Nivel avanzado o dominio de aplicaciones informáticas y herramientas digitales (MS Office, Excel, power point, Power Bi); Outlook, gestión de calendarios; organización de reuniones presenciales y/o tele conferencias (Zoom, Teams...).
¡No te pierdas esta gran oportunidad y déjanos tu postulación!