Departamento:
Diplomas
Ubicación:
Madrid - Alcobendas
Horario
: de tarde. De lunes a jueves presencial, viernes remoto.
Objetivo del puesto:
Garantizar una gestión eficiente, precisa y oportuna de la emisión, traducción y envío de diplomas, resguardos y documentación académica tanto en formato digital como físico, asegurando una atención de calidad al alumno, el cumplimiento de los estándares institucionales y contribuyendo activamente a la mejora continua de los procesos del departamento.
Funciones y Responsabilidades Principales:
Atención al alumno:
* Responder a consultas recibidas en los correos electrónicos institucionales del departamento en las distintas escuelas del grupo.
* Ofrecer soporte e información sobre el estado y los procedimientos relacionados con la emisión de diplomas.
* Gestión y seguimiento de reclamaciones relacionadas con los documentos emitidos.
Gestión documental:
* Preparación y emisión de diplomas digitales de la Universidad Colaboradora y de las escuelas del grupo, utilizando plataformas internas, Zoho y Moodle.
* Envío de diplomas digitales y físicos a los alumnos, garantizando precisión y cumplimiento de los plazos establecidos.
Gestión administrativa:
* Organización y mantenimiento actualizado de bases de datos relacionadas con expedientes y registros académicos.
* Preparación y gestión de diplomas físicos, incluyendo aquellos que requieren apostilla.
* Identificación y resolución de incidencias propias del departamento.
* Propuesta de acciones de mejora y participación en la optimización de procesos internos para una mayor eficiencia operativa.
Traducción y personalización de documentos:
* Traducción de diplomas emitidos por las distintas escuelas a varios idiomas, según necesidad.
* Modificación, adaptación y creación de diplomas mediante herramientas de diseño y edición (Photoshop, Adobe Acrobat, etc.).
Competencias clave:
* Organizado, resolutivo y autónomo
* Organización y planificación
* Trabajo en equipo
* Atención al cliente y orientación al alumno
* Rigurosidad y precisión en el manejo de datos y documentos
* Capacidad de adaptación a entornos digitales y multitarea
* Resolución de problemas
* Iniciativa para la mejora continua y optimización de procesos
Requisitos Técnicos:
* Conocimiento de herramientas informáticas: CRM (Zoho), Microsoft Excel, Word, Adobe Acrobat, Photoshop, Moodle.
* Nivel alto en edición de PDFs y diseño básico para la adaptación de documentos.
Idiomas:
* Inglés:
Imprescindible (nivel B2-C1, especialmente en lectura y redacción)
* Portugués:
Deseable (nivel B1-B2, principalmente en lectura y redacción)