Nível alto de uso del paquete de Microsoft Office, incluidos Outlook, Word, Excel y PowerPoint.
- Experiência previa en un rol similar.
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Si estás interesado/a en unirte a una empresa donde, además de obtener crecer profesionalmente, puedes pasarlo bien, éste podría ser tu momento.
Como parte de nuestra actividad logística, buscamos un/a recepcionista que reportará directamente al responsable del centro.
Key job responsibilities
- Gestionar el área de recepción asegurando que todos los visitantes y proveedores sean recibidos de manera eficiente.
- Seguir las instrucciones de seguridad del centro: asegurar que los documentos de confidencialidad estén firmadas y archivadas de manera correcta, notificar a los diferentes responsables acerca de la llegada de visitas, y garantizar que nadie ingrese al edificio sin autorización.
- Asistir en la gestión del calendario de visitas, gestión de accesos y organización de reuniones, así como todo lo necesario para el desarrollo de las mismas.
- Gestionar la comunicación por correo electrónico con respecto a las visitas al centro.
- Asistir al equipo de seguridad con listas de verificación sobre visitantes del centro, tanto de empleados, como proveedores.
- Trato e interlocución profesional y productivo con los empleados del centro a todos los níveles.
- Gestión del correo interno y externo, asegurándose de la correcta administración, entrega y preparación del mismo: tiempos de disposición de mensajería para recogidas y envíos, actividad de franqueo y registro de correo excepcional, etc.
- Soporte para gestión de reserva de espacios y salas de reuniones en el centro.
- Administración de la caja, recibos y objetos de valor perdidos.
- Administrar y registrar los distintos materiales y recursos físicos utilizados en reuniones, como proyectores, rotafolios y material de oficina.
- Ayudar en la gestión de otras áreas comunes fuera del área de recepción, como el comedor y los vestuarios, tomando las medidas adecuadas para resolver los problemas identificados, trabajando en colaboración con otros departamentos (por ejemplo, personal de limpieza, catering e instalaciones).
- Gestión de peticiones de traslados en taxi para visitantes a otros centros y para visitantes externos.
- Gestión de plataformas de comunicación interna, tales como tablones de anuncios, carteles y avisos alrededor de las áreas comunes de recepción / comedor / guardarropa; así como la producción de materiales de comunicación como cartelería interna, si fuese necesario.
- Apoyo al asistente de administración del centro con gestión de las diversas actividades organizadas para el personal.
- Asegurarse de que los artículos perdidos se entreguen, se registren de forma segura y se mantengan seguros hasta que los/as propietarios/as los recojan.
- Ayudar a monitorear las áreas comunes del edificio para garantizar que los estándares de salud y seguridad se mantengan a un alto nível.
- Capacidad para trabajar bajo presión y para trabajar individualmente o en estrecha colaboración con otros.
- Excelentes habilidades interpersonales.
- Capacidad de trabajo multitarea.
- Excelente atención al teléfono y a la recepción.
- Alto nível de presentación personal para dar a los visitantes una buena primera impresión.