El Ejecutivo / a de Grupos & Eventos es el responsable de coordinar y gestionar todos los aspectos relacionados con la organización de grupos y eventos en el hotel. Sus tareas combinan habilidades comerciales, administrativas, operativas y de atención al cliente. Trabaja en estrecha colaboración con los diferentes departamentos del hotel para garantizar el éxito de cada uno de los grupos & eventos, dependiendo directamente del director / a de grupos & eventos.
Tareas principales del puesto
Gestión de las reservas de grupos
Dar respuesta a las solicitudes de eventos y grupos antes de transcurrir 24 h laborables, utilizando las plantillas corporativas.
Revisar disponibilidad del hotel y ofrecer en cada una de las ocasiones la mejor propuesta posible al cliente.
Seguimiento, de la propuesta enviada al cliente, a las 24 h, 48 h, … para conseguir la mayor ratio de conversión posible.
Negociación de las tarifas y condiciones de contratación con el cliente.
Confirmar y bloquear espacio en el sistema operativo.
Elaborar contratos y proformas para cada uno de los grupos.
Actualizar en todo momento las proformas.
Elaboración de órdenes de servicio detalladas.
Distribuir la información plasmada en las órdenes de servicio a todos los departamentos del hotel.
Elaborar planning mensual con el detalle de todos los grupos & eventos confirmados. Actualizarlo semanalmente y distribuirlo, junto con las órdenes de servicio, a todos los departamentos del hotel.
Revisar los montajes de las salas, asignación de habitaciones, … liderar una reunión semanal con los jefes de cada uno de los departamentos del hotel donde se revisarán los detalles de cada uno de los grupos.
Ser el punto principal de contacto con el cliente antes, durante y después.
Realizar visitas de inspección.
Supervisar la ejecución del evento y resolver imprevistos.
Verificar la correcta facturación y cierre del evento.
Recopilar el feedback del cliente.
Actualizar la base de datos (número de eventos, ingresos generados, …).
Habilidades
Organización.
Atención al cliente.
Excelentes habilidades de comunicación y negociación.
Capacidad para trabajar bajo previsión y resolver imprevistos.
Conocimiento de los softwares de gestión hotelera (ACI, Opera, o similar).
Técnico
Grado en hostelería o turismo, o similar.
Control sobre las aplicaciones de Microsoft Office.
Comprensión comercial y habilidades de venta.
Orientación hacia el cliente y el logro de objetivos financieros.
Competencia en múltiples idiomas, con énfasis en español e inglés, y otros idiomas recomendables.
Personal
Presentación impecable y alta atención al cuidado.
Capacidad de negociación.
Resiliencia frente a contratiempos.
Dinámico, inspirador y práctico.
Experiencia en el puesto
Experiencia mínima de 1-2 años como ejecutivo de grupos y eventos.
Orientación al servicio, don de gentes.
Orientación al cliente, buscar la excelencia en el servicio.
Excelente comunicación verbal y escrita en inglés / español / catalán. Se valorarán otros idiomas.
#J-18808-Ljbffr