Buscamos un/a Office Manager que garantice el correcto funcionamiento de la oficina y coordinar las operaciones administrativas diarias. Es un rol fundamental para mantener la eficiencia, la organización y la comunicación interna entre los compañeros.
Buscamos una persona organizada y con habilidades sociales para desarrollar este puesto con dinamismo.
Localización: Madrid (zona Nuevos Ministerios)
Horario: de lunes a jueves de 9h a 18.15h, viernes de 8h a 15h
Cuáles serán tus funciones
- Supervisar el funcionamiento general de la oficina junto con la ayuda del departamento de Facilities
- Controlar el inventario y gestionar pedidos de material de oficina para los empleados y para presidencia
- Recepcionar las llamadas de recepción, seguridad y parking del edificio
- Recepcionar la mensajería
- Recepcionar las visitas de Dirección
- Coordinar las visitas del resto de empleados junto con la recepción del edificio
- Elaborar y actualizar protocolos internos que vayan cambiado
- Gestionar pagos, control de gastos y presupuestos.
- Mantener la relación con proveedores de servicios (limpieza, catering, mantenimiento…)
- Apoyar en la organización de actividades de formación, charlas o demás eventos que se hagan en la oficina
- Colaborar en procesos de onboarding con el departamento de people
- Supervisar el cumplimiento de normativas de seguridad y salud junto con el departamento de Health&Safety;
Presencia y habilidades interpersonales para acompañar visitas de Dirección y clientes en la oficina.
Actitud proactiva, resolutiva y orientada al servicio.
Habilidades de comunicación claras y empáticas, tanto con equipos internos como con proveedores externos.
Capacidad para priorizar tareas y gestionar múltiples responsabilidades con eficacia.
Formación : grado medio superior en Eventos, Administración, Gestión Empresarial, Relaciones Laborales o similar.
Idiomas : español bilingüe, nivel de inglés intermedio (tipo B2)
Experiencia : mínimo experiencia previa en roles similares será