Resumen
La Universidad Villanueva se encuentra en búsqueda de un rol de Secretaria de Dirección para gabinete de Rectorado, que se encargará de facilitar y optimizar la labor directiva del Rectorado, la Dirección General y los Vicerrectorados, garantizando una gestión administrativa impecable, una agenda fluida y una comunicación institucional de máxima calidad.
Reportará a la Rectora de la Universidad, y tendrá relación directa con Vicerrectores y otros cargos de la Universidad.
Responsabilidades
* Coordinar y priorizar las agendas de Rectorado, Dirección General y Vicerrectores, resolviendo cualquier conflicto de programación con criterio y diplomacia.
* Gestión logística de reuniones y coordinación con el departamento de eventos para actos institucionales en los que participe la alta dirección.
* Organización logística de viajes nacionales e internacionales.
* Actuar como primer punto de contacto y filtro de llamadas y de visitas, ofreciendo siempre un trato exquisito y personalizado, siempre acorde a la cultura organizativa de la Universidad.
* Atender y recibir a visitas institucionales (autoridades académicas, políticas, eclesiásticas, empresarios), gestionando el protocolo adecuado en cada caso.
* Elaborar actas de reuniones, informes y presentaciones ejecutivas (PowerPoint, Excel).
* Gestionar el archivo físico y digital de documentación sensible y confidencial del Rectorado (convenios, expedientes estratégicos, documentación legal).
* Tramitar firmas de convenios, títulos y documentos oficiales, asegurando el cumplimiento de los plazos y procedimientos.
* Colaborar en la organización de Actos Académicos Solemnes (Apertura de Curso, Graduaciones, Honoris Causa), gestionando invitaciones y protocolo de autoridades en coordinación con el departamento de Eventos/Marketing.
* Servir de enlace fluido entre el Rectorado y las diferentes áreas de servicio de la Universidad, facilitando la transmisión de instrucciones y el seguimiento de tareas.
Requisitos
* Estudios: Grado o Licenciatura afín al puesto a desempeñar.
* Experiencia: Mínimo 5 a 8 años en el desempeño en roles de asistencia a Alta Dirección.
* Muy valorable experiencia previa en el sector universitario, funciones o instituciones educativas de prestigio.
* Conocimiento en Microsoft Excel 365.
* Capacidad de redacción formal e impecable.
* Conocimientos básicos de manejo de equipos informáticos y audiovisuales propios de salas de reuniones.
* Discreción y confidencialidad.
* Identificación con el ideario.
* Inteligencia emocional y diplomacia.
* Organización y priorización de tareas.
* Flexibilidad y adaptabilidad para gestionar múltiples proyectos simultáneamente.
* Gestión de imprevistos y resolución de problemas.
* Atención al detalle y compromiso con la calidad.
Beneficios
* Contratación indefinida a tiempo completo.
* Oportunidad de contribuir a una institución que apuesta por la innovación en la educación.
* Lugar de trabajo: Zona de Mirasierra.
* Servicio de comida en régimen interno de la universidad.
* Más de 22 días hábiles de vacaciones.
* Posibilidad de aparcamiento en nuestras instalaciones de Mirasierra de manera gratuita.
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