Sobre el rolComo Asistencia de la Dirección, serás la persona de confianza, coordinación y soporte clave junto a la Dirección. Darás apoyo organizativo, operativo y administrativo, y participarás activamente en el desarrollo de la organización, las estructuras de RR. HH. y diversos proyectos.
1. Asistencia a la Dirección
Colaboración estrecha con la Dirección en el día a día y en proyectos.
Gestión de agenda y calendario, planificación de viajes y liquidaciones.
Preparación y seguimiento de reuniones, presentaciones y documentación para la toma de decisiones.
Estructuración, priorización y seguimiento de tareas y acuerdos.
Interlocución con directivos, empleados, clientes, autoridades y proveedores.
Apoyo en comunicación interna y externa.
Gestión de temas especiales y tareas estratégicas-operativas.
Manejo confidencial de información sensible, temas de personal y decisiones directivas.
Organización general de la oficina y soporte administrativo a los empleados.
Gestión de proveedores externos (IT, energía, seguros, residuos, vehículos de alquiler), incluida la revisión de facturas.
Organización de viajes para empleados.
Planificación y organización de eventos internos y externos.
Gestión de correo, paquetería y material.
Primer punto de contacto para empleados en temas organizativos y de personal.
Gestión de vacaciones, control horario e informes internos.
Apoyo al recruiting y organización de on/offboardings.
Preparación de temas de personal y documentación para la Dirección.
Colaboración con RR. HH., payroll y consultores externos.
Participación en la creación y evolución de estructuras y procesos de RR. HH.
4. Gestión de Proyectos & Desarrollo Organizativo
Planificación, coordinación y ejecución de proyectos internos.
Traducción de decisiones directivas en medidas concretas.
Coordinación de proyectos transversales.
Creación de estructuras, cronogramas y responsabilidades de proyecto.
Monitorización de progresos, riesgos y dependencias.
Moderación de reuniones y workshops de proyecto.
Optimización organizativa y de procesos de RR. HH.
Implementación de nuevas herramientas o estructuras.
Proyectos de crecimiento y cambio.
Iniciativas de cultura, comunicación y servicio.
Coordinación entre Ventas, Producción, Logística, Customer Center y Tecnología.
Apoyo en la transferencia de proyectos comerciales a producción y logística.
Coordinación de conceptos de entrega y acuerdos de almacenaje.
Apoyo en la gestión de reclamaciones y coordinación de medidas.
Colaboración con Contabilidad, Control, RR. HH. y socios externos.
Apoyo en revisión de deudas y medidas ante impagos.
6. Tareas relacionadas con Finanzas y Compliance
Interfaz con asesores fiscales y contabilidad.
Gestión de seguros, vehículos de flota y temas administrativos financieros.
Revisión de liquidaciones de gastos de viaje.
Gestión de caja, documentos y archivos legales.
7. Compliance, Seguridad & Temas Especiales
Apoyo en los requisitos de seguridad laboral y salud.
Gestión de portales de registro de clientes.
Coordinación de temas especiales (residuos, requisitos de seguridad).
Correspondencia y traducciones en alemán, inglés y español.
Rol de confianza & confidencialidad
Manejo de información altamente sensible (Dirección, RR. HH., Finanzas, clientes).
Garantía de confidencialidad en comunicación y documentación.
Función de filtro de información para la Dirección.
Gestión responsable de datos personales y empresariales.
BeneficiosSalario: en función de la experiencia del perfil 40K - 60K B/A
Flexibilidad horaria de entrada y salida
Pertenencia a multinacional en crecimiento
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