Reportando a la Dirección de HR, el/la Executive Assistant será responsable de brindar apoyo integral a Dirección, asegurando una gestión eficiente de los siguientes puntos:
Coordinación ejecutiva
* Coordinar citas y reuniones con bancos, notarios, clientes y otros interlocutores relevantes.
* Anticipar necesidades de Dirección y preparar la documentación requerida para cada reunión o visita.
Organización y gestión de viajes
* Planificar viajes nacionales e internacionales (vuelos, hoteles, traslados, dietas, logística completa).
* Elaborar itinerarios detallados y gestionar posibles cambios o incidencias durante los desplazamientos.
Búsqueda y coordinación de nuevas oficinas
* Coordinar visitas, analizar opciones y gestionar la relación con agentes inmobiliarios.
* Apoyar en la planificación y logística de apertura, mudanza o adecuación de nuevos espacios.
Organización de comités de dirección y reuniones
* Coordinar la agenda, convocatorias, materiales, etc. para Comités de Dirección.
* Organizar reuniones internas y externas, incluyendo logística, reservas y soporte administrativo.
* Soporte administrativo general.
Supervisión del estado de la oficina
* Controlar el correcto funcionamiento del espacio de trabajo (suministros, pedidos, mantenimiento).
* Filtrar llamadas telefónicas y facilitar la comunicación interdepartamental cuando sea necesario.
* Velar por un ambiente de oficina ordenado, eficiente y alineado con los estándares de la empresa.
¿Qué necesitas para triunfar?
* Experiencia previa como Executive Assistant, Office Manager o roles similares.
* Excelente capacidad de organización, priorización y atención al detalle.
* Habilidades de comunicación profesional y trato con interlocutores de alto nivel.
* Dominio de herramientas digitales (Microsoft Office, Google Workspace, etc.).
* Flexibilidad, discreción y capacidad para trabajar con información confidencial.
* Idiomas: inglés fluido (mínimo C1)
*Competencias clave
* Proactividad y discreción.
* Gestión eficiente del tiempo.
* Autonomía y toma de decisiones.
* Orientación al servicio y a la resolución de problemas.
* Adaptabilidad y habilidad multitarea.
¿Qué ofrecemos como tu futura empresa?
* Contrato indefinido
* Jornada completa con flexibilidad de entrada y de salida: L – J de 8:30-9:30 a 18:00-19:00 con 1h para comer. Los viernes, jornada intensiva de 8:00-8:30 a 15:00-15:30
* Jornada intensiva el mes de agosto
* Beneficios sociales de seguro médico y retribución flexible en concepto dietas
* Frutas, café, e infusiones gratis ilimitadas en las oficina
* Podrás disfrutar del día de tu cumpleaños libre