En DIAVERUM SERVICIOS RENALES, multinacional en la prestación de servicios de diálisis, con 47 centros en España y más de 1.200 empleados, buscamos incorporar un/a OFFICE MANAGER para nuestras oficinas centrales de Madrid.
¿Cuáles serán tus funciones?
El/la Office Manager será responsable de garantizar el buen funcionamiento administrativo de la oficina, prestando soporte a diversas áreas de la empresa. El puesto abarca desde la gestión de facturación y la coordinación de viajes, hasta la atención de llamadas y visitas, garantizando siempre un ambiente organizado y eficiente.
Facturación y soporte administrativo:
- Gestión de la facturación a finales de mes,
incluyendo la introducción de facturas en el sistema de gestión, para las siguientes áreas:
- Mensajería local y nacional.
- Seguro médico
- Agencia de viajes y conciliación tarjeta Dinners.
- Telefonía móvil (envío de facturas a las diferentes clínicas).
- Asegurar que las facturas estén correctamente procesadas y registradas dentro de los plazos establecidos.
Gestión de viajes corporativos:
- Coordinar la organización de viajes nacionales e internacionales (vuelos, trenes, hoteles, coches de alquiler) utilizando las herramientas de Viajes El Corte Inglés y BCD Travel.
- Buscar alternativas de bajo costo para viajes internacionales, contactando directamente con hoteles y compañías aéreas para obtener tarifas más competitivas.
Seguro médico y tramitación de bajas:
- Gestionar las bajas mensuales en el seguro médico de empleados y tramitar las correspondientes facturas.
Gestión de mensajería:
- Supervisar y gestionar la mensajería local (a través de correo electrónico y teléfono).
- Gestionar la mensajería nacional a clínicas mediante herramienta específica.
- Asegurar que todas las gestiones de mensajería sean eficientes y puntuales.
Tramitación de líneas móviles:
- Realizar el seguimiento del gasto de las líneas móviles de la empresa.
- Solicitar nuevos terminales móviles, gestionar altas y bajas de líneas, y realizar actualizaciones en los usuarios de terminales.
- Realizar el seguimiento y entrega de nuevos terminales móviles a los empleados.
Gestión de material de oficina y suministros:
- Solicitar y gestionar el material de oficina, papelería, alimentación y artículos para la cocina, asegurando que siempre haya disponibilidad suficiente.
Soporte administrativo a la oficina de Madrid:
- Prestar soporte administrativo al personal de las oficinas de Madrid, que incluye:
- Reparto de correspondencia interna.
- Envío de cartas de pago a bancos.
- Coordinación de envíos con mensajeros.
- Envíos de burofax y otros documentos importantes.
Gestión de incidencias y mantenimiento de las instalaciones:
- Mantener contacto con la propietaria del edificio para la gestión de incidencias, desperfectos o solicitudes de reparaciones y arreglos.
Atención al cliente y gestión de la recepción:
- Recibir y atender las visitas de manera profesional y cordial.
- Atender las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a los departamentos correspondientes.
¿Qué te ofrecemos?
- Contrato indefinido
- Jornada parcial (5-6 horas/día)
- Horario de mañana
- Seguro médico privado
- ¿Qué requisitos debes cumplir?
- Formación en administración, secretariado o similar
- Experiencia previa como Office Manager
- Buen nivel de inglés (escrito y hablado)
- Experiencia tratando con equipos directivos
- Conocimiento de herramientas de facturación y gestión de viajes y mensajería
- Manejo del paquete Microsoft Office
- Capacidad de comunicación tanto con clientes internos como externos
- Capacidad de gestión de varias tareas simultáneamente, con atención al detalle y eficiencia
- Capacidad para tomar la iniciativa y resolver incidencias de forma autónoma
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