En Diaverum Servicios Renales, multinacional en la prestación de servicios de diálisis con 47 centros en España y más de 1.200 empleados, buscamos incorporar un/a Office Manager para nuestras oficinas centrales de Madrid.
¿Cuáles serán tus funciones?
El/la Office Manager será responsable de garantizar el buen funcionamiento administrativo de la oficina prestando soporte a diversas áreas de la empresa. El puesto abarca desde la gestión de facturación y la coordinación de viajes hasta la atención de llamadas y visitas, garantizando siempre un ambiente organizado y eficiente.
Funciones específicas:
* Facturación y soporte administrativo:
o Gestión de la facturación a finales de mes, incluyendo la introducción de facturas en el sistema de gestión para las siguientes áreas:
+ Mensajería local y nacional.
+ Seguro médico.
+ Agencia de viajes y conciliación tarjeta Dinners.
+ Telefonía móvil (envío de facturas a las diferentes clínicas).
o Asegurar que las facturas estén correctamente procesadas y registradas dentro de los plazos establecidos.
* Gestión de viajes corporativos:
o Coordinar la organización de viajes nacionales e internacionales (vuelos, trenes, hoteles, coches de alquiler) utilizando las herramientas de Viajes El Corte Inglés y BCD Travel.
o Buscar alternativas de bajo costo para viajes internacionales, contactando directamente con hoteles y compañías aéreas para obtener tarifas más competitivas.
* Seguro médico y tramitación de bajas:
o Gestionar las bajas mensuales en el seguro médico de empleados y tramitar las correspondientes facturas.
* Gestión de mensajería:
o Supervisar y gestionar la mensajería local (a través de correo electrónico y teléfono).
o Gestionar la mensajería nacional a clínicas mediante herramienta específica.
o Asegurar que todas las gestiones de mensajería sean eficientes y puntuales.
* Tramitación de líneas móviles:
o Realizar el seguimiento del gasto de las líneas móviles de la empresa.
o Solicitar nuevos terminales móviles, gestionar altas y bajas de líneas, y realizar actualizaciones en los usuarios de terminales.
o Realizar el seguimiento y entrega de nuevos terminales móviles a los empleados.
* Gestión de material de oficina y suministros:
o Solicitar y gestionar el material de oficina, papelería, alimentación y artículos para la cocina, asegurando que siempre haya disponibilidad suficiente.
* Soporte administrativo a la oficina de Madrid:
o Prestar soporte administrativo al personal de las oficinas de Madrid, que incluye:
+ Reparto de correspondencia interna.
+ Envío de cartas de pago a bancos.
+ Coordinación de envíos con mensajeros.
+ Envíos de burofax y otros documentos importantes.
* Gestión de incidencias y mantenimiento de las instalaciones:
o Mantener contacto con la propietaria del edificio para la gestión de incidencias, desperfectos o solicitudes de reparaciones y arreglos.
* Atención al cliente y gestión de la recepción:
o Recibir y atender las visitas de manera profesional y cordial.
o Atender las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a los departamentos correspondientes.
* Jornada parcial (5-6 horas/día)
Requisitos:
* Experiencia previa como Office Manager.
* Buen nivel de inglés (escrito y hablado).
* Experiencia tratando con equipos directivos.
* Conocimiento de herramientas de facturación y gestión de viajes y mensajería.
* Manejo del paquete Microsoft Office.
* Capacidad de comunicación tanto con clientes internos como externos.
* Capacidad de gestión de varias tareas simultáneamente, con atención al detalle y eficiencia.
* Capacidad para tomar la iniciativa y resolver incidencias de forma autónoma.